Procesamiento de documentos en
el sector del transporte y la logística

Sector destacado: Transporte y logística

En el actual sistema de procesamiento de documentos en el sector del transporte y la logística, que desde siempre ha empleado grandes cantidades de papel, los datos se almacenan y gestionan mediante sistemas de gestión de documentos (DMS) simples, como los repositorios de documentos. En lugar de almacenar todo el contenido del documento, solamente almacenan los metadatos que estos contienen. Los documentos se encuentran esparcidos en varios repositorios, sin un punto de acceso central que permita la colaboración o el análisis, lo que reduce la visibilidad de la información de los documentos y de los procesos de los flujos de trabajo basados en documentos. Este sistema puede resultar costoso e ineficaz, y obliga a los propietarios de documentos a emplear mucho tiempo para recuperar los datos de los documentos.

Cualquier sistema de procesamiento de documentos de este sector necesita manejar dos tipos de documentos muy diferentes: los documentos estructurados (como los conocimientos de embarque) y los no estructurados (como las listas de embalaje). También debe ser capaz de admitir distintos tipos de contenidos, de documentos y de orígenes. El sistema de procesamiento de documentos no actúa directamente sobre ninguno de los datos del documento. En su lugar, procesa los datos de los documentos para producir una serie de acciones o documentos que impulsan el proceso logístico hacia adelante. Por ejemplo, para que los transportistas lleven a cabo pagos de flete en base a los conocimientos de embarque generados por el transportista, primero deben extraer el contenido del documento del repositorio y, a continuación, volver a formatearlo siguiendo una plantilla estándar. Este proceso basado en documentos se repite en todos los operadores y requiere que los propietarios de los documentos empleen una cantidad de mano de obra considerable, aportando un valor muy escaso al procesamiento en sí.

Actualmente, el procesamiento de documentos en la industria del transporte y la logística utiliza procesos por lotes que resultan ineficientes a la hora de manejar los datos de los documentos. Es necesaria la intervención humana antes de que se puedan extraer los datos de cualquier documento. El flujo de trabajo que implica el procesamiento de documentos requiere varios pasos (y una cantidad considerable de tiempo) para transformar el contenido del documento en acciones. Además, este proceso utiliza formatos de documento ineficientes, como el PDF, que no se pueden combinar ni transformar fácilmente.

La suma de los datos obtenidos de los documentos en papel y los documentos electrónicos en el sistema de una empresa de transporte y logística puede variar desde unos pocos miles a más de medio millón de registros de documentos. Estos datos están creciendo rápidamente a medida que aumenta el volumen de los documentos y según se generan nuevos tipos, lo que hace que el procesamiento de documentos en el sector del transporte y la logística resulte extremadamente complicado para los propietarios de los documentos. 

Las ineficiencias añaden tiempo, costes y tareas de mantenimiento continuo a los procesos manuales, que suelen ser propensos a errores. Mientras tanto, los propietarios de los documentos tienen dificultades a la hora de encontrar datos en los repositorios y, a menudo, no tienen ningún tipo de visibilidad sobre el contenido del documento. Sin el procesamiento automatizado de documentos, corren el riesgo de perder ventaja competitiva en el mercado.

El procesamiento inteligente de documentos (IDP) es un sistema centrado en documentos que convierte los datos no estructurados en un formato de documento estructurado, como XML o JSON, y los analiza. El IDP combina tecnologías de procesamiento y gestión de documentos junto con aprendizaje automático para manejar datos de documentos de cualquier tipo, formato y origen. Incluye herramientas de análisis que analizan el contenido de documentos tanto estructurados como no estructurados en el mismo sistema para mejorar el rendimiento de los flujos de trabajo basados en documentos.

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DocDigitizer imita la forma de trabajar de la mente humana, teniendo en cuenta la información semántica y estructural y utilizándola para ofrecer un sistema de captura de datos con una precisión inigualable. El futuro del transporte y de la logística consiste en racionalizar las partes de los procesos que se pueden abordar en un abrir y cerrar de ojos.

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El sistema de DocDigitizer crea soluciones en aquellas situaciones en las que el clásico sistema de gestión de documentos solo crea más problemas. A diferencia de la mayoría de las tecnologías de extracción de datos y de los motores de OCR, el motor de captura de datos de DocDigitizer, con tecnología de aprendizaje automático, es capaz de comprender y capturar información a partir de los patrones semánticos disponibles en el documento, aprendiendo a generar resultados de datos no estructurados sin errores para que su organización los procese.

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