Die ultimative Anleitung für die Dokumentenverarbeitung: intelligente Datenerfassung neu definiert

Dokumentenverarbeitung

Wussten Sie, dass Ihre Belegschaft pro Person jedes Jahr durchschnittlich 10.000 Blatt Papier verbraucht? Das entspricht in etwa zwei Kartons Papier. Im Umkehrschluss bedeutet das, dass ein mittelständisches Unternehmen jedes Jahr eine halbe Million Dateien bearbeitet – eine Menge, die ohne ein effizientes System zur Dokumentenverarbeitung schwer zu handhaben ist.

Bei so vielen Dokumenten wird die Suche nach Daten und das Abrufen von Dateien einen erheblichen Teil der Zeit Ihrer Belegschaft in Anspruch nehmen. Ungenauigkeiten, weniger Produktivität, Ineffizienz, durch Menschenhand verursachte Fehler und andere ressourcenbezogene Probleme gehören zu Ihrem Alltag, wenn Ihre Geschäftsabläufe noch immer von der manuellen Dateneingabe und dem Wiederauffinden von Informationen abhängen.

Für viele Geschäftsabläufe sind die Datenerfassung und Datenextraktion aus eingehenden Dateien kritische Prozesse. Leider setzen viele Unternehmen immer noch auf veraltete manuelle Abläufe für die Datenverarbeitung. Das verursacht Engpässe, Produktivitätsausfälle und Verzögerungen bei der Bearbeitungszeit. Darüber hinaus hat eine veraltete manuelle Datenverarbeitung auch Auswirkungen auf die Customer Experience und Ihren Nettogewinn.

Was wäre, wenn es eine bessere Form der Dokumentenverarbeitung gäbe, mit der Sie alle eingehenden Informationen von unterschiedlichen Datenträgern und Dateitypen verwalten könnten?

Dank Intelligent Document Processing (IDP) werden unstrukturierte und semistrukturierte Daten in verwertbare Informationen umgewandelt. Mit ihr können Unternehmen Daten auf intelligente und strategische Weise nutzen. Statt einer manuellen Eingabe setzen Sie die besten OCR-Dienste für die Verwaltung Ihrer Daten ein.

Die intelligente Dokumentenverarbeitung schlägt in Sachen Datenerfassung und -verwaltung ein neues Kapitel auf. Unternehmen können Informationen aus sehr vielen Dokumentenformaten erfassen, extrahieren und verarbeiten. Die Technologie hat es möglich gemacht, dass KI-gestützte Algorithmen digitale und physische Dokumente wie Menschen scannen, lesen und verstehen können.

Was ist Intelligent Document Processing (IDP)?

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Die intelligente Dokumentenverarbeitung oder Intelligent Data Processing ist der Prozess, mit dem bestimmte Informationen intelligent erfasst und Aufgaben für die Datenverarbeitung optimiert werden. IDP ist unabhängig vom zu verarbeitenden Dateityp für das Scannen von Dokumenten ausgelegt. IDP funktioniert mit papierbasierten und elektronischen Dokumenten.

Die Datenerfassung macht die Verwaltung von Informationen für jedes Unternehmen zum Kinderspiel. Da die Dokumente in ein digitales Format umgewandelt werden, wird die Organisation der Informationen schneller und effizienter. Lösungen für die Datenerfassung ebnen den Weg für den Erfolg des Unternehmens durch intelligente Dokumentenverarbeitung. Die Einführung von IDP kann für viele Unternehmen bahnbrechende Vorteile bieten.

Intelligente Dokumentenverarbeitung: Wie funktioniert sie?

Wenn Sie IDP einsetzen, dann sollten Sie zwei wichtige Punkte beachten. Erstens muss man die Technologie verstehen, die für die Extraktion der erforderlichen Daten aus dem Dokument notwendig ist. Ein erfolgreicher Einsatz hängt nämlich auch stark davon ab, welche Informationen extrahiert werden. Strukturierte Daten brauchen weniger fortschrittliche Technologie. Auf der anderen Seite brauchen unstrukturierte und semistrukturierte Daten eine weiter entwickelte Software.

Zweitens muss man das Datenformat berücksichtigen. In der Regel empfangen Unternehmen Daten aus unterschiedlichen Quellen, wie z. B. papierbasierte Dokumente, Faxe, E-Mails und Anhänge sowie MS Office-Dateien wie Word, Excel, PowerPoint und PDF. Und diese Daten kommen von verschiedenen Orten und verschiedenen Geräten.

Idealerweise sollte ein System für die intelligente Datenverarbeitung wichtige Informationen erkennen, klassifizieren und extrahieren und sie anschließend zur Überprüfung an die erforderlichen Dokumenten-Workflows weiterleiten. Bei einem IDP-System werden drei wichtige Verfahren angewendet: Dokumentenklassifizierung, Datenextraktion und Datenfreigabe.

Dokumentenklassifizierung

In einem ersten Schritt wird klassifiziert, welche Art von Dokument verarbeitet wird. Anschließend müssen Sie den Anfang und das Ende des Dokuments festlegen. Die OCR-Technologie (Optical Character Recognition) wird für elektronische und papierbasierte Dokumente verwendet.

Datenextraktion

Nach der Dokumentenklassifizierung werden im nächsten und wichtigsten Schritt wichtige Daten aus dem Dokument extrahiert. Nach dem Erfassen werden die Informationen in die Datenbank eingegeben oder für eine Verwendung in der Zukunft entsprechend gespeichert.

Datenfreigabe

Im letzten Schritt der intelligenten Datenverarbeitung werden die Daten und Bilder automatisch in Geschäftsabläufe oder Workflows exportiert. Anschließend werden diese Informationen für den sofortigen Einsatz zur Verfügung gestellt. Dann kann das Unternehmen schnelle Maßnahmen ergreifen, um seiner Belegschaft oder Kundschaft einen effizienten Service zu bieten.

IDP und OCR im Vergleich

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Die optische Zeichenerkennung (Optical Character Recognition, OCR) umfasst die Vorverarbeitung von Bildern, die Identifizierung von Zeichen und das Zusammensetzen von Wörtern, Abschnitten und Sätzen und unterscheidet sich damit von IDP. Sie umfasst die Digitalisierung von Dokumenten in Papierform, gescannten Dokumenten oder Bildern aus physischen Dokumenten. Das wiederum bedeutet, dass OCR im Workflow der Dokumentenverarbeitung eine wichtige Rolle spielt, besonders dann, wenn eine große Anzahl von Bildern und Dokumenten verarbeitet werden.

OCR Tools haben sich seit ihrer Einführung Anfang der 90er-Jahre enorm weiterentwickelt. Durch die starke Performance von OCR-Software, mit der unterschiedliche Dokumenttypen wie Bilder, PDF oder Dateien in ein editierbares und einfach abzuspeicherndes Format konvertiert werden, kann man Aufgaben mühelos erledigen.

Auf der anderen Seite ist die Technologie der intelligenten Datenerfassung breiter angelegt. Ihre Datenextraktion und -analyse ist umfassender. Neben der reinen Extraktion erhält der Text, der aus vielen digitalen Assets wie Dokumenten, E-Mails, Textdateien und gescannten Bildern erfasst wurde, auch Bedeutung.

Es handelt sich also um eine Lösung für die Dokumentenverarbeitung, die weit über herkömmliche OCR-Software hinausgeht. Bei IDP haben Wörter und Sätze eine relevante Bedeutung. Sie versteht die Daten und den Kontext, schafft Erkenntnisse und generiert dann eine Narration.

Vorteile von OCR und IDP

Mit OCR und IDP kann man praktisch jede textbasierte Datei automatisieren und die Daten einfach ändern. Im Folgenden zeigen wir, welche Vorteile OCR und IDP für Ihr Dokumentenmanagement haben kann.

Effektivität

Mit der größte Vorteil der intelligenten Dokumentenverarbeitung ist, dass nur minimal manuell eingegriffen werden muss. Mit nur wenigen Klicks lassen sich Daten aus einem Dokument erfassen, konvertieren, organisieren, speichern und analysieren. Durch diese Automatisierung wird die Gesamteffizienz des Tagesgeschäfts erhöht.

Einsparungen

Unternehmen, die OCR- und IDP-Lösungen zur Automatisierung ihrer Workflows einsetzen, profitieren von kürzeren Verarbeitungszeiten und niedrigeren Personalkosten. Dies gilt insbesondere für Unternehmen, bei denen die Dokumentenverarbeitung extern ausgeführt wird. Darüber hinaus spart man mit einer automatisierten Dokumentenverarbeitung Betriebskosten, da ein Teil der Arbeit schneller erledigt werden kann.

Geschwindigkeit

Ein weiterer Vorteil der intelligenten Dokumentenverarbeitung ist die Geschwindigkeit, mit der die Daten verarbeitet werden. Eine manuelle Verarbeitung von Daten ist zeit- und arbeitsintensiv. Dadurch wird der Prozess fehleranfällig und auch Ihr Personal ist unmotivierter. Eine IDP- oder OCR-Lösung sorgt nicht nur für fehlerfreie Ergebnisse, sie erledigt die Arbeit auch in einem Bruchteil der Zeit.

Skalierbarkeit

IDP-Lösungen sind prozessunabhängig und können je nach Anwendungsfall unterschiedlich eingesetzt werden. Die Lösungen müssen nicht installiert werden und dienen als Plattform, auf der unterschiedliche Dokumentenformate wie Bilder, Faxe oder Excel-Tabellen gescannt und verarbeitet werden können. So sind IDP und OCR hoch skalierbar und für jedes Unternehmen geeignet.

Vereinfachte Compliance

Da OCR und IDP arbeitsintensive Aufgaben wie das Eingeben von Daten, das Sortieren von Dokumenten und das Validieren von Informationen erheblich automatisieren, wird die Einhaltung von Vorschriften zum Kinderspiel. Die Lösungen hinterlassen eine digitale Spur, die für die Prüfung und Einhaltung komplexer Vorschriften nützlich ist. Darüber hinaus gewährleisten OCR und IDP Datenschutz und verhindern so den Missbrauch oder die Manipulation von Daten.

Die Rolle von IDP bei der digitalen Transformation und dem Datenmanagement

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Die meisten Unternehmen arbeiten immer noch mit unstrukturierten Daten, die man nur schwer organisieren kann. Ihr Personal verschwendet viel Arbeitszeit, nur um Dokumente zu sortieren.

Unternehmen, die von der Produktivitätssteigerung der digitalen Transformation profitieren möchten, brauchen die besten OCR-Dienste, die in ihren Unternehmen umgesetzt werden können. Sie rationalisieren das gesamte System der Dokumentenverarbeitung und optimieren das Datenmanagement.

Doch OCR reicht nicht aus, damit Unternehmen die Leistung der Datenverarbeitung voll ausschöpfen können. Sie mag nützlich sein, um Text zu erfassen, doch das ist auch schon alles, was sie kann. Für die Analyse von Dokumenten brauchen Sie eine technisch ausgereiftere Lösung.

Allein mit OCR ist die digitale Transformation unvollständig, da sie sich nur auf die Erfassung von Text aus dem Originaldokument beschränkt. Für die Analyse der Daten müssen Sie immer noch die Arbeitszeit Ihrer Belegschaft investieren.

Aus diesem Grund wird eine umfassende digitale Transformation in den betreffenden Unternehmen nicht erreicht, da sie immer noch mit der Digitalisierung beschäftigt sind. Für eine umfassende digitale Transformation brauchen Sie eine intelligentere Dokumentenverarbeitung, die künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen integriert.

Vorteile der Dokumentenverarbeitung

80% der Geschäftsdaten sind unstrukturiert. Doch genau diese Informationen sind für viele Geschäftsabläufe wichtig. Eine Umwandlung dieser Dateien in ein digitales Format und die richtige Kategorisierung der extrahierten Informationen bringen viele Vorteile mit sich. Sie steigern die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens, verbessern die Customer Experience und liefern aussagekräftigere Erkenntnisse.

Vorteile der Dokumentenverarbeitung sind unter anderem:

  • Kostenoptimierung. Das Wiederauffinden von Informationen aus unstrukturierten Dokumenten ist kostspielig. Informationen können viel schneller und einfacher gefunden werden, wenn Ihre Daten organisiert sind. Ganz nebenbei sparen Sie so auch viel Arbeitszeit.
  • Zugänglichkeit. Durch eine intelligente Dokumentenverarbeitung mit Kategorisierung werden Informationen für Unternehmen zugänglich, damit diese Unternehmen präziser arbeiten können.
  • Fehlervermeidung. Eine Dokumentenverarbeitung garantiert Konsistenz und Genauigkeit, so dass die Daten, die Sie extrahieren, aussagekräftiger sind.
  • Mehr Produktivität. Eine automatisierte Dokumentenverarbeitung mit OCR und IDP ist schneller als eine manuelle Analyse. Geschwindigkeit spielt bei jeder Migration von Daten eine entscheidende Rolle. Das ist eine Tatsache. So können beispielsweise Versicherungsansprüche mit einem effizienten Dokumentenverarbeitungssystem viel schneller bearbeitet werden.
  • Optimierte Datenintegration. Die Dokumentenverarbeitung funktioniert gut mit unterschiedlichen Plattformen wie CRM-Systemen und Datenbanken.

Obwohl die Vorteile der Datenverarbeitung und -integration aus unstrukturierten Dokumenten auf der Hand liegen, vernachlässigen viele Unternehmen noch immer die Digitalisierung ihrer Unterlagen. Warum ist das so?

Die meisten OCR-Systeme sind kompliziert. Sie erfassen nur den Text. Eine Organisation und Kontextualisierung der Daten erfolgen nicht. Auch wenn Ihre Dokumentenverarbeitungssoftware das Dokument digitalisiert, brauchen Sie immer noch die Hilfe eines Mitarbeiters, um die Informationen zu analysieren und die extrahierten Daten manuell zu organisieren.

Dokumentenverarbeitung und der Human-in-the-Loop

Ursprünglich wurde OCR entwickelt, um schwarzen Text auf weißem Hintergrund mithilfe eines Flachbettscanners zu lesen. Im Umkehrschluss heißt das, Sie brauchen eine intelligentere Software, wenn Sie wichtige Datenfelder aus IDs mit kleiner Schrift und farbigem Hintergrund extrahieren möchten. Hier kommt die menschliche Nachkontrolle und der Human-in-the-Loop ins Spiel.

Der Human-in-the-Loop-Ansatz setzt neue Maßstäbe in Sachen Datenerfassung. Anstatt Dokumente nur in zugängliche und lesbare Formate zu konvertieren, gleicht dieser Ansatz die Unzulänglichkeiten von traditioneller OCR-Software aus.

Herausforderungen bei traditioneller OCR-Software

Auch wenn ein typisches OCR-System als ideale Plattform für die Datenerfassung gilt, birgt ein solches System auch viel Frustpotenzial, wenn die extrahierten Daten keinen Sinn ergeben. Ein Dokument durch eine OCR-Software laufen zu lassen, bedeutet nicht, dass der Output perfekt ist.

Herausforderungen von traditionellen OCR-Systemen sind unter anderem:

  1. Langsamer Prozess. Bei der traditionellen OCR werden Dokumente hauptsächlich in Text umgewandelt. Doch OCR-Software ist meistens nicht 100 % genau, was bedeutet, dass die extrahierten Informationen doppelt geprüft werden müssen. Dadurch wird der gesamte Prozess verlangsamt und das konterkariert den Zweck einer digitalen Lösung.
  2. Mangelnde Skalierbarkeit. OCR-Systeme binden sehr viele technische und personelle Ressourcen. Sie beanspruchen große Speichermengen und Rechengeschwindigkeit und verlangsamen das System. Dadurch wird die Verarbeitung von großen Dokumentenmengen erschwert. Außerdem ist OCR nicht sehr genau. Es kommt zu Fehlern, die manuell überprüft werden müssen.
  3. Traditionelle OCR-Tools können Dokumente in unterschiedlichen Formaten nicht verarbeiten. Eine OCR-Software liest beispielsweise nur gedruckten Text und keine handschriftlichen Dokumente. Sie ist nicht flexibel genug, um kleine Nuancen im Dokument zu erkennen.
  4. Andere OCR-Plattformen wiederum können Texte mit unterschiedlichen Schriftarten und Schriftgrößen nicht lesen. Und manchmal erkennen sie unterschiedliche Schriftgrößen in derselben Zeile nicht. Es gibt auch OCR-Lösungen, die Tabellen mit und ohne Rand nicht erkennen können. All dies führt zu einem höheren Risiko von unerwarteten Fehlern und zu mehr Arbeit für Ihr Personal.
  5. Traditionelle OCR-Systeme sind nicht in der Lage, Fehler im Text wie schwarze Leerstellen oder unnötige Werte zu entfernen, die wiederum zu Ungenauigkeiten im Output führen.

Mit all diesen Mängeln ist es sehr wahrscheinlich, dass die Genauigkeit und Qualität des Outputs von traditioneller OCR beeinträchtigt wird. Somit sind traditionelle OCR-Plattformen unberechenbar und könnten Ihre Geschäftsabläufe noch komplizierter machen.

Funktionsweise des Human-in-the-Loop-Ansatzes

Der integrierte Ansatz kombiniert die kognitive Datenerfassung mit einem Human-in-the-Loop-Prozess und erhöht so die Genauigkeit des Outputs. Er unterscheidet zwischen Text, der einfach aus einem Dokument extrahiert wurde, und Informationen, die aus einer Datei gesammelt und organisiert wurden.

Mit diesem Verfahren ist eine effiziente und zuverlässige Datenerfassung aus unstrukturierten Dokumenten möglich. Anschließend werden diese Daten in strukturierte Informationen umgewandelt, die für fundierte Entscheidungen herangezogen werden können.

Anstatt sich einfach auf einen layoutbasierten Ansatz zu verlassen, extrahiert der integrierte Ansatz mit menschlicher Nachkontrolle Daten aus unstrukturierten Dateien auf der Grundlage ihrer Domain- oder kontextbezogenen semantischen Informationen. Er verlässt sich nicht allein auf den Typ, den Inhalt, das Layout und die Sprache des Dokuments. Das Verfahren nutzt maschinelles Lernen, um Daten aus semantischen Mustern, die aus dem Dokument gewonnen werden, zu verstehen und zu erfassen. Anschließend werden diese Muster über unterschiedliche Domains und Layouts hinweg analysiert.

Vorteile des integrierten Ansatzes im Vergleich zu traditioneller OCR

In jüngster Zeit hat sich OCR-Software auf eine Weise entwickelt, die die Welt in Erstaunen versetzt. Anstelle der traditionellen OCR-Plattform baut sie jetzt auf KI-gestützten maschinellen Lerntechnologien auf. Die gute Nachricht lautet, dass diese neuen Technologien nicht auf die regelbasierten, zeichenerkennenden Systeme bestehender OCR-Software beschränkt sind.

Mit maschinellen Lernen werden Algorithmen darauf trainiert, eigenständig zu denken. Statt auf eine feste Anzahl von Zeichensätzen beschränkt zu sein, sammeln diese weiterentwickelten OCR-Programme Wissen und lernen, unterschiedliche Arten von Zeichen zu erkennen.

Die inhärenten Herausforderungen der Zeichenerkennung ließen Unternehmen lange Zeit die Augen vor der Tatsache verschließen, dass die einfache Digitalisierung nicht das finale Ziel der OCR ist. Sie ist nicht nur dazu gedacht, analogen Text in digitale Formate umzuwandeln. Was Unternehmen brauchen, ist die Umwandlung von analogen Texten in digitale Erkenntnisse.

Aus diesem Grund blicken Unternehmen über das maschinelle Lernen hinaus und wenden sich jetzt dem integrierten Ansatz mit Human-in-the-Loop zu. In diesem Verfahren müssen sich die Algorithmen bei der Bestimmung der Genauigkeit nicht mehr auf historische Muster verlassen.

Mit der integrierten OCR mit menschlicher Nachkontrolle erhalten Unternehmen, die ihre Dokumente scannen, mehr als nur digitale Versionen von Dateien. Sie erhalten sofort Zugriff auf die Bedeutung des Textes in diesen Dokumenten und genau diese Daten können Erkenntnisse im Wert von Millionen oder Milliarden Euro freisetzen, während sie gleichzeitig Zeit und Kosten sparen.

OCR bewegt sich endlich weg vom einfachen Sehen und Vergleichen. Angetrieben durch den integrierten Ansatz mit Human-in-the-Loop beginnt eine neue Phase, in der die Software gescannten Text erkennt und diesem Text eine Bedeutung beimisst.

Bessere Customer Experience

Die jüngsten Entwicklungen in der OCR-Software haben auch einen großen Einfluss auf die Customer Experience und deren Verbesserung. Mit ihnen können Online-Unternehmen, Kundendaten einfach erfassen und gleichzeitig Genauigkeitsstandards einhalten. Im Folgenden führen wir einige Punkte auf, wie OCR die Customer Experience optimiert.

Schnellere Datenerfassung

Unstrukturierte Inhalte sind ein großes Problem, wenn es um das Wiederauffinden von Kundendaten geht. Daten werden nur langsam gefunden, wenn ein System fehlt, das Kundendaten in digitaler Form speichert und mehrere Dateien in einer Datenbank organisiert. OCR ist eine der besten Lösungen für schlecht verwaltete Dateien und Formate.

Mit OCR sparen Sie bei der manuellen Strukturierung Ihrer Inhalte Zeit und erhöhen gleichzeitig die Produktivität, weil die Datenerfassung schneller, zuverlässiger und genauer abläuft. Da sie eine gut organisierte Datenbank mit Informationen durchsuchen, bietet moderne OCR-Software sogar noch bessere Möglichkeiten für die Erfassung von Daten.

Genaue Erkenntnisse

Für die Customer Experience sind genaue Daten ebenso wichtig wie die Lesbarkeit. Die extrahierten Wörter sind möglicherweise zwar lesbar, haben aber vielleicht keinen sinnvollen Inhalt, was die Daten bedeutungslos macht.

Bessere Dienstleistungen und Angebote

Mit OCR können digitale Unternehmen Kunden individuelle Dienstleistungen bieten, die optimal auf die Interessen der Kunden abgestimmt sind. Mit OCR-basierten Lösungen können Unternehmen kundenorientierte Inhalte erstellen, wenn sie die Benutzerdaten in strukturierten Ordnern und spezifischen Formaten organisieren. Restaurants sind so beispielsweise in der Lage, ihrer Stammkundschaft Menüvorschläge auf der Grundlage von früheren Bestellungen vorzuschlagen.

Da OCR die Datenextraktion verbessert, ist es einfacher, personenbezogene Daten aus den Kundendokumenten zu erhalten. So wird die Kundenbindung in den frühen Phasen und eine unvergleichliche Customer Experience für Ihre Kundschaft geschaffen.

Aufbewahren von Gesundheitsakten

OCR ist ein beliebtes Tool im Gesundheitswesen, um digitale Gesundheitsakten zu pflegen. Aktuell wird es von vielen medizinischen Instituten eingesetzt, um Patientendaten auf einfache Weise aus der Krankenhausdatenbank abzurufen. Mit ihr ist auch eine bessere Diagnose der Vorerkrankungen von Patientinnen und Patienten möglich. Informationen, wie z. B. Anamnese, frühere Krankenhaus- oder Klinikaufenthalte und frühere Behandlungen, sind für autorisiertes Personal oder medizinische Fachkräfte schnell zugänglich.

Online-Identitätsprüfung

OCR ist für Anbieter von Online-Identitätsprüfungen aus unterschiedlichen Branchen wie z. B. E-Gaming, E-Commerce oder dem Einzelhandel nützlich. Diese Online-Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, die Identität ihrer Kunden im Rahmen des Onboardings zu prüfen. Um einen Identitätsdiebstahl zu vermeiden, halten sich diese Unternehmen an mehrere internationale Verfahren und Richtlinien wie Know Your Customer (KYC) und gesetzliche Bestimmungen zur Geldwäsche.

Mit der Technologie ist eine schnelle und genaue Datenextraktion aus Dokumenten, die für die Validierung der Kundenidentität verwendet werden, möglich. Sie bietet ein sicheres Mittel, mit dem legitime Nutzer in einem Unternehmen registriert werden, und sorgen für eine reibungslose Customer Experience.

Vereinfachte Erfassung von Zählerständen für Versorgungsunternehmen

Mit OCR-Lösungen müssen Versorgungsunternehmen Zählerstände nicht mehr vor Ort bei ihrer Kundschaft ablesen und manuell erfassen. Das ist vor allem während einer Pandemie von Vorteil, wenn der persönliche Kontakt eingeschränkt ist. Mit modernen OCR-Lösungen müssen Verbraucherinnen und Verbraucher die Zählerstände nur mit ihrem Smartphone scannen und die OCR-generierten Ergebnisse an das Versorgungsunternehmen übermitteln.

Wie OCR Geschäftsabläufe optimiert

OCR steigert nicht nur die Produktivität, sondern erhöht auch gleichzeitig die Datengenauigkeit und verkürzt die Verarbeitungszeit.

Durch den Einsatz von OCR in Unternehmen erhöht sich die betriebliche Effizienz und es wird sichergestellt, dass Ihre Kundschaft mit den erbrachten Leistungen zufrieden ist. Mit dieser Technologie können Unternehmen Geschäftsabläufe optimieren, weil unstrukturierte Inhalte abgerufen und durchsucht werden können.

Mit dem Lesen von Text aus Bildern sind Sie in der Lage, den Wert aus dem jeweiligen Dokument zu extrahieren und genau diesen Wert für profitablere Entscheidungen zu nutzen. OCR kann Ihre Geschäftsabläufe unter anderem auf die folgende Weise verbessern:

1.Einfacher Zugriff

Unternehmen, die OCR einsetzen, verbessern den Zugang zu Verbraucherdaten, die in ihre Systeme eingegeben werden. Da der Text von Dateien durch die Verarbeitung mit OCR durchsucht werden kann, sind Unternehmen und Datenmanager in der Lage, bestimmte Informationen abzurufen. Das Durchsuchen einer Datenbank wird viel einfacher, wenn Sie Ihre Suche eingrenzen können.

2. Zeitersparnis

Da Unternehmen und Organisationen auf manuelle Daten verzichten können, optimiert die Verarbeitung mit einer OCR-Software im Gegensatz zu traditionellen Systemen die Benutzerfreundlichkeit. Das Öffnen einer digitalen Datei läuft so viel schneller ab als der Versuch, ein papierbasiertes Dokument in Ihrem Dokumentenstapel zu finden, der sich über die Jahre angehäuft hat. Wenn Sie in der Personalbeschaffung tätig sind, dann hilft Ihnen OCR beim Auffinden eines bestimmten Lebenslaufs aus Hunderten von Bewerbungen.

3. Optimierter Kundendienst

Ihre Kundenbetreuung kann problemlos auf kundenbezogene Informationen zugreifen und das selbst dann, wenn Ihr Personal eingehende Anrufe entgegennimmt. Mit diesen Kundendaten können Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das Gespräch personalisieren. Wenn zum Beispiel eine Person anruft und um technischen Support für das von ihr gekaufte Produkt bittet, kann Ihr Personal auf der Grundlage des Modells, der Seriennummer und des Produkttyps zielgerichtet Hilfe leisten. Noch schneller kann Ihr Kundendienst auf diese Informationen zugreifen, wenn sie in digitaler Form gespeichert sind, und das verbessert die gesamte Customer Experience.

4. Verwertbarkeit von Daten

Mit OCR können Sie jede beliebige Datei problemlos in ein editierbares digitales Format wie z. B. Word oder Excel konvertieren. Im Anschluss stehen Ihnen die von der OCR-Software extrahierten Informationen für jeden Zweck zur Verfügung. Beispielsweise können die Informationen aus Formularen und Umfragen sofort zur Analyse verwendet werden.

5. Rentabilität

OCR rechnet sich aus wirtschaftlicher Sicht und spart Ihnen jede Menge Geld. Statt weiteres Personal für die Dateneingabe einzustellen, müssen Sie nur in eine OCR-Software investieren oder diese Dienstleistung an einen zuverlässigen Anbieter auslagern.

6. Optimierte Produktivität

Viele Unternehmen setzen OCR-Software ein, um Workflows zu automatisieren und so die Gesamtproduktivität zu verbessern. Mit ihr wird die Verarbeitung von Dokumenten beschleunigt, da alle Informationen digital vorliegen. Bei der Rechnungsverwaltung zum Beispiel kann Ihre Finanzabteilung Finanzinformationen leicht organisieren und abrufen, weil alle Daten an einem Ort gespeichert sind. Darüber hinaus werden die Dateneingabe und Kategorisierung für komplexe Geschäftsabläufe wie z. B. Versicherungsansprüche rationalisiert.

7. Geschwindigkeit

Unternehmen können mit OCR unstrukturierte Inhalte in durchsuchbare Daten umwandeln und so bei der Datenrecherche viele Stunden einsparen. In der Buchhaltung ist es beispielsweise viel einfacher, Informationen zu Rechnungen oder Lohnabrechnungen zu finden, als dies bei papierbasierten Dokumenten der Fall ist. Wenn Sie nach einer bestimmten Rechnungsnummer suchen, müssen Sie nur die Tastenkombination STRG + F oder CMD + F drücken, um genau die Informationen zu finden, nach denen Sie suchen. Sie müssen sich nicht länger durch einen Stapel Rechnungen wühlen und jede einzelne Rechnung prüfen.

8. Genauigkeit

Unternehmen brauchen genaue Daten, um strategische Entscheidungen treffen zu können. Finanzdokumente müssen beispielsweise gründlich geprüft werden, bevor Sie entscheiden, zu expandieren oder neues Personal einzustellen. Fehlerhafte Daten in den zu prüfenden Dokumenten könnten große Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben.

9. Bessere Angebote und Dienstleistungen

Die automatisierte Extraktion von verwertbaren Daten aus unstrukturierten Inhalten gewährleistet, dass Kunden und Unternehmen sinnvoll miteinander interagieren. In der Versicherungsbranche können Ansprüche zum Beispiel in unterschiedlichen Formaten eingereicht werden. Mit der Hilfe von OCR können diese Informationen zu einem Dokument zusammengestellt werden, das einen Sinn ergibt. Wenn diese Inhalte durchsucht werden können, sind Unternehmen in der Lage, auf die Daten zuzugreifen, die sie brauchen.

10. Cloud-Speicher

Mittlerweile ist es gängige Praxis, dass Unternehmen alle Daten mobilisieren und sie in einer Cloud anstatt mit traditionellen Lösungen zu speichern. Vorteilhaft bei einer Speicherung von Dokumenten in einer Cloud ist, dass man von jedem Ort der Welt auf Informationen zugreifen kann. So kann Ihre Belegschaft auch über verschiedene Standorte hinweg zusammenarbeiten.

Welche Branchen profitieren am meisten von OCR?

Die optische Zeichenerkennung (Optical Character Recognition, OCR) ist eine der neusten Technologien, die in allen Branchen vielfältig eingesetzt wird. Mit ihr sparen Unternehmen viele Ressourcen, Zeit und Arbeit.

OCR digitalisiert große Mengen an papierbasierten Dokumenten in verschiedenen Sprachen und Formaten in maschinenlesbaren Text. Die Software macht auch bisher unzugängliche Daten mit einem Klick für jedermann abrufbar.

Bankwesen

Neben anderen Branchen wie dem Versicherungs- und Aktienwesen ist auch die Finanzbranche ein großer Fan von OCR. Hier kommt OCR vor allem bei der Bearbeitung von Schecks zur Anwendung. Handgeschriebene Schecks werden in der Regel gescannt und in digitalen Text umgewandelt. Dann wird die Unterschrift geprüft und der Scheck in Echtzeit verrechnet. An allen Schritten ist ein Mensch beteiligt.

Obwohl für gedruckte Schecks bereits eine Genauigkeit von nahezu 100 % erreicht wurde, liegt noch ein langer Weg vor uns, bis handgeschriebene Schecks dieselbe Genauigkeit erreichen. Doch mit KI-gestütztem Deep Learning, das auf die OCR von handgeschriebenen Texten angewendet wird, wird es nicht mehr lange dauern, bis dies Realität wird. Von einer kürzeren Bearbeitungszeit für die Verrechnung von Schecks profitieren die zahlende Person, die Bank und der Zahlungsempfänger gleichermaßen.

Rechtswesen

Kaum eine andere Branche erzeugt so viele Unterlagen wie das Rechtswesen. Eidesstattliche Erklärungen, Gerichtsurteile, Registrierungen, Schriftsätze, Testamente und andere juristische Dokumente: Alles dreht sich um gedruckte Unterlagen. Mithilfe von OCR werden diese Dateien digitalisiert, gespeichert, indiziert, in Datenbanken abgelegt und können so durchsucht werden. Für eine Branche, die in bestimmten Fällen auch von gerichtlichen Präzedenzfällen abhängig ist, ist ein schneller Zugriff auf juristische Dokumente aus unzähligen Fällen sicherlich ein großer Vorteil.

Gesundheitswesen

Das Gesundheitswesen ist eine weitere Branche, die OCR maximal nutzt. Die Anamnese von Patientinnen und Patienten auf einer zentralen digitalen Plattform zu haben, bedeutet dass Details wie frühere Krankheiten und Behandlungen, Untersuchungen, Krankenhausunterlagen, Versicherungszahlungen und andere medizinische Informationen an einem Ort abrufbar sind. Eine Datenbank zu verwalten ist viel bequemer, als Aktenordner mit Berichten, Röntgenbildern und anderen Unterlagen zu führen.

Reisen

OCR-Software macht Ihnen das Reisen leichter und Sie merken es nicht einmal. Die meisten Flughäfen, Häfen und Busterminals verwenden OCR in Anwendungen, bei der Sicherheit oder zur Datenspeicherung. Vom Scannen Ihres Reisepasses bis zum Speichern Ihrer personenbezogenen Daten bei der Buchung eines Flugs: Alle diese Funktionen werden durch OCR-Technologie unterstützt.

Der Einsatz von OCR-Software zur Verarbeitung von Formularen ist außerdem eine zuverlässige Möglichkeit, menschliche Fehler zu reduzieren. OCR-Software bietet eine viel höhere Genauigkeit als das Lesen und Tippen durch Personen. Viele Anwendungen in der Reise- und Tourismusbranche setzen OCR ein.

Öffentliche Verwaltung

Eine weiterer Bereich, der auf papierbasierte Unterlagen angewiesen ist, sind öffentliche Verwaltungen. Für jede Handlung wie z. B. das Beantragen einer Genehmigung oder einer Bescheinigung muss ein Formular ausgefüllt werden. Mit OCR-Software können Behörden Informationen aus diesen Formularen viel einfacher erfassen.

OCR hat auch die Art und Weise verändert, wie viele Bürgerinnen und Bürger auf administrative Dokumente zugreifen. Verfahren wie Wahlen, Anmeldungen und das Suchen nach Informationen haben sich dank OCR weiterentwickelt.

Lebensmittelindustrie

Die Lebensmittelindustrie profitiert von OCR-Software in vielerlei Hinsicht. Mit OCR-Bildverarbeitungsalgorithmen und Computerverarbeitungsalgorithmen können Restaurants ihre Speisekarten in wenigen Minuten digitalisieren. Das ist vor allem hilfreich für Restaurants, die während der aktuellen Pandemie stark auf Lieferdienste angewiesen sind.

Darüber hinaus wird OCR auch für die folgenden Bereiche verwendet:

  • Empfang von Zutaten und Rohstoffen
  • Produktionsverfolgung in Echtzeit
  • Genauigkeit und Lesbarkeit von Datumscodes
  • Überprüfung des Ablaufdatums
  • Etikettenprüfung
  • Etikettenplatzierung, Qualität und Markenmanagement
  • Automatisierte Lager-, Kommissionier- und Versanddatenverwaltung
  • Beschleunigte Produktrücksendungen und Kundengutschriften

OCR auslagern

Beim Organisieren und Digitalisieren Ihrer Dokumente spielt OCR eine große Rolle. Sie ist der einfachste Weg, Ihre Daten mit minimalen Fehlern bzw. fehlerfrei in einem abrufbaren und benutzerfreundlichen Dateiformat zu formatieren. Doch das Verfahren ist auch zeitaufwendig und arbeitsintensiv, vor allem, wenn Sie die Arbeit manuell erledigen.

Anstatt sich stundenlang mit dem Datenmanagement zu beschäftigen, bevorzugen es die meisten Unternehmen, einen professionellen Dienstleister für die Dokumentenverarbeitung mit dieser Aufgabe zu beauftragen. So sparen die Unternehmen Zeit und Kosten und können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Unter anderem werden die folgenden OCR-Dienste in der Regel an externe Anbieter ausgelagert:

  • Nachkorrektur von OCR-Ergebnissen: Hierunter fallen das Korrigieren oder Ersetzen von Zeichen, die von der OCR-Software falsch gelesen wurden. Das ursprüngliche physische Dokument wird mit den gescannten Dateien verglichen.
  • Digitalisierung von Dokumenten: Konvertierung von physischen Dokumenten in ein digitales Format zum Speichern, Vervielfältigen, Weiterleiten und Abrufen.
  • Scannen von Dokumenten: Umwandeln großer und komplexer papierbasierter Unterlagen in digitale Bilder.

OCR-Konvertierung: Konvertieren der Informationen in Ihren papierbasierten Unterlagen in ein elektronisches Format.

Vorteile von ausgelagerten OCR-Diensten

  • Eine Auslagerung von Scan-Dienstleistungen unterstützt Sie, Ausfallzeiten und den Aufwand im Rahmen der Digitalisierung und Organisation von Dokumenten zu reduzieren, so dass sich Ihr Unternehmen ganz auf seine Kerntätigkeit konzentrieren kann.
  • Dokumente können in verschiedene Formate umgewandelt werden, z. B. in PDF, HTML-Dokumente, MS Word oder Excel.
  • Mit der Auslagerung der Dokumentenverarbeitung können Unternehmen Gemeinkosten sparen. Sie müssen kein neues Personal einstellen und neben einem Vollzeitgehalt auch noch Sozialleistungen zahlen. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, Ihre OCR-Dienste nach Ihren Bedürfnissen zu skalieren.
  • Durch OCR wird die Zusammenarbeit erleichtert, weil die digitalisierten Dateien einfacher mit anderen Personen in Ihrem Unternehmen oder Team geteilt werden können.
  • Die Auslagerung von OCR-Diensten ist ein wichtiger Schritt in Richtung digitale Transformation und für das Wachstum von Unternehmen oder Branchen unverzichtbar.
  • Höhere Genauigkeit.

Die Auslagerung der Dokumentenverarbeitung mit OCR-Software im Unternehmensbereich ist eminent wichtig, weil sie die Effizienz der Unternehmen steigert und das wiederum zu mehr Wachstum führt. OCR ist ein leistungsstarkes Tool, das von allen Unternehmen unabhängig von der Branche genutzt werden kann.

Wichtige Faktoren für die Auslagerung der Dokumentenverarbeitung

Wenn Sie die Verarbeitung Ihrer Dokumente auslagern möchten, sollten Sie nicht einfach einen beliebigen Dienstleister wählen. Es gibt bestimmte Faktoren, auf die Sie achten sollten, damit Sie Ihre Wahl nicht bereuen. Im Folgenden führen wir ein paar Punkte auf, die Sie bei der Wahl des besten OCR-Diensts beachten sollten:

Tools und Technologien

Da sich Digitalisierung branchen- und standortübergreifend immer größerer Beliebtheit erfreut, ist der Einsatz fortschrittlicher Technologien und Tools für einen effizienten Prozess unerlässlich. Auch wenn sie ein Vermögen kosten, können sich Ihre Outsourcing-Partner solche Tools leisten, weil es für sie eine Kapitalanlage ist. Bevor Sie sich also für einen Dienstleister entscheiden, sollten Sie sich mit dessen Verfahren und der verwendeten Software vertraut machen, damit Sie wissen, wie professionell der angebotene Service ist.

Hier eine Übersicht der gängigsten Dokumentenmanagementsysteme, die Outsourcing-Anbieter verwenden:

  • pCloud
  • HubSpot
  • Alfresco
  • LogicalDOC
  • Feng Office
  • Nuxeo
  • KnowledgeTree
  • Seed DMS
  • Casebox
  • MasterControl Documents
  • M-Files
  • Worldox
  • Dokmee
  • Ademero

Skalierbarkeit

Die Skalierbarkeit ist ein wichtiger Faktor, an den man denken sollte, weil er sich unmittelbar auf die Produktivität Ihrer Ressourcen auswirkt. Ihr Outsourcing-Partner sollte in der Lage sein, Spitzenzeiten in Ihrem Geschäft zu bewältigen, und in ruhigeren Zeiten dieselbe Qualität anbieten können. Das ist nur möglich, wenn Ihr Outsourcing-Anbieter über genügend Ressourcen und Assets verfügt. Ihr Outsourcing-Partner sollte auch maßgeschneiderte Dienstleistungen oder Pakete für Ihre speziellen Bedürfnisse anbieten können.

Angebotene Dienste

Auch wenn viele externe Dienstleister spezialisierte Dienstleistungen anbieten, sind End-to-End-Lösungen am besten. In der Regel bieten Anbieter für die Dokumentenverarbeitung die folgenden Dienstleistungen an:

  • Scannen von Dokumenten
  • Dateneingabe
  • Validierung von Daten
  • Indizierung von Dateien
  • Datenerfassung
  • Datenüberprüfung
  • Speichern/Übertragen/Archivieren
  • Bearbeitung von Rechnungen
  • Data Mining
  • Bearbeitung von Schecks
  • Verarbeitung von Umfragen

Angebotene Formate

Wenn Sie Ihre Daten konvertieren lassen möchten, sollten Sie einen Outsourcing-Partner in Betracht ziehen, der Ihre Daten in unterschiedlichen Formaten bereitstellt. Andernfalls müssen Sie nach mehreren Outsourcing-Partnern suchen, um dasselbe Dokument in unterschiedlichen Formaten zu erhalten. Dies führt zu Dateninkonsistenz und stellt ein großes Risiko für Ihren Datenschutz dar.

Die meisten Outsourcing-Anbieter können Dokumente aus Cloud-Speichern, E-Mail-Anhängen, FTP-Servern und Speichermedien (DVD, USB-Sticks oder externe Laufwerke) verarbeiten. Auf der Grundlage dieser Dokumente führen sie eine Indizierung/Metadaten-Erfassung, Dokumentenklassifizierung, Volltext-OCR, archivische Aufbereitung, Bildverbesserung und Umformatierung in TIFF, JPG, PDF, PNG oder andere gängige Ausgabestandards durch.

Qualitätsstandards

Ein seriöser und erfahrener Outsourcing-Partner liefert immer qualitativ hochwertige Ergebnisse. Prüfen Sie die vorhandenen Qualitätsstandards, um sicherzustellen, dass Ihnen die qualitativ besten Informationen angeboten werden.

Sicherheitsmaßnahmen

Datenschutz spielt bei der Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt eine große Rolle. Jedes Unternehmen muss mit einer großen Menge an Informationen umgehen und deshalb müssen Sie sicherstellen, dass der von Ihnen gewählte Anbieter, strenge Online-Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer Daten umsetzt.

Lieferzeit

Sie sollten darauf achten, dass sie die finalen Dateien rechtzeitig erhalten, damit sie die Qualität beurteilen können. Deshalb sollten Sie die garantierte Lieferzeit des Outsourcing-Partners prüfen. Der vereinbarte Lieferzeitpunkt muss eingehalten und die Daten müssen in der richtigen Qualität innerhalb des vereinbarten Zeitplans geliefert werden.

Kosten

Outsourcing gilt generell als die kostengünstigste Art, Geschäftsabläufe abzuwickeln. Allerdings sollten Sie auch sicherstellen, dass Sie den Service erhalten, den Sie benötigen. Im Idealfall suchen Sie nach einem Outsourcing-Anbieter, der Ihnen den besten Service zum besten Preis bietet. Das bedeutet allerdings nicht, dass Sie sich für den billigsten Anbieter entscheiden müssen.

Über DocDigitizer

DocDigitizer ist eine hochmoderne kognitive OCR-Technologie, die sich auf maschinelles Lernen stützt und so eine effiziente und zuverlässige Datenerfassung aus unstrukturierten Dokumenten ermöglicht. Nach der Datenerfassung werden die Dokumente in abrufbares und strukturiertes Wissen umgewandelt, das Unternehmen nutzen können.

Diese Datenerfassungsplattform liefert eine unmittelbare Optimierung der Kostenstruktur und ermöglicht es Unternehmen, Personal für Aufgaben mit Mehrwert einzusetzen. Sie verkürzt die Zeit der Bereitstellung von Informationen und erhöht die Qualität der Daten in Bereichen mit erheblichen finanziellen Auswirkungen. Mit DocDigitizer können Unternehmen wachsen, ohne ihre betrieblichen Gemeinkosten in Bereichen außerhalb ihres Kerngeschäfts zu erhöhen.

Inwiefern unterscheidet sich DocDigitizer von anderen OCR-Anbietern?

Gängige OCR-Software extrahiert einfach nur Daten aus dem Bild. Im Gegensatz zu den meisten Technologien zur Datenextraktion oder OCR-Engines kann die auf maschinellem Lernen basierende Datenerfassungs-Engine von DocDigitizer Informationen aus den semantischen Mustern im Dokument verstehen und erfassen. Anschließend generalisiert die Engine diese Muster über unterschiedliche Domains und Layouts hinweg.

DocDigitizer simuliert, was der menschliche Verstand tut: Die Engine berücksichtigt semantische und strukturelle Informationen und setzt diese Informationen zur Datenerfassung mit unübertroffener Präzision ein.

Weitere Features

  • Partner Ready — DocDigitizer eröffnet ungeahnte Möglichkeiten für Partner wie Integratoren, RPAs, ERPs, KYC/AML und alle Szenarien der digitalen Transformation.
  • Kein Set-up — ohne Set-up, Infrastruktur, Lizenzgebühren oder mühsame Implementierung.
  • Pay-Per-Document — ein flexibles Preismodell mit Bezahlung pro Dokument. Mindestbeträge werden nicht berechnet.
  • Schnelle Skalierung — fangen Sie klein an. Sofortige Skalierung nach oben oder unten.
  • Nahezu 100 % Genauigkeit — viel genauer als OCR und Data Capture. DocDigitizer kuratiert die extrahierten Daten und validiert sie für Sie.

Erfahren Sie mehr über den Unterschied zwischen DocDigitizer und traditioneller OCR-Software. Wir erklären Ihnen, wie unser System funktioniert.

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