Elaborazione di documenti
governativi e legali

Orientati al settore - Elaborazione di documenti governativi e legali

Il settore dell'elaborazione dei documenti è sottoposto a una richiesta sempre crescente di servizi di gestione e di protezione dei documenti. In ambito governativo e legale, in particolare, la legge impone di garantire la sicurezza dei documenti, il che spesso richiede la necessità di raggiungere un equilibrio tra gli obiettivi di sicurezza pur mantenendo la possibilità di presentare e o localizzare i documenti originali su richiesta. I database di documenti non criptati, l'imaging o la scansione di documenti non forniscono sufficiente integrità e sicurezza dei documenti in ambito legale.

La vostra azienda probabilmente riceve dai clienti sempre più richieste di copie digitali dei documenti, dato che gli originali vengono distrutti in ottemperanza alla politiche di conservazione e distruzione dei documenti. È possibile che vengano richieste copie di documenti da parte dei querelanti o di altri avvocati, o anche da parte del personale del tribunale nel caso di documenti molto importanti. Il problema è che la maggior parte dei normali sistemi di gestione dei documenti non permette di archiviare con sicurezza le immagini dei documenti nei loro formati nativi o facili da consultare, il che aggiunge tempo e costi a una funzione fondamentale della vostra attività e delle vostre operazioni. I documenti utilizzati in ambito legale hanno bisogno di protezione, come qualsiasi altra informazione sensibile che deve essere archiviata o trasmessa in modo sicuro su Internet. Se si vuole preservare l'integrità dei documenti, sono necessari software intelligenti per l'elaborazione dei documenti e scanner di documenti per l'imaging dei documenti che consentano l'archiviazione dell'immagine come documento e non con formato immagine (ad es. TIFF, JPEG).

Automatizzare l'estrazione del testo e inserirlo nel campo appropriato in un database è la risposta a questi innumerevoli problemi di gestione che spesso deve affrontare chi lavora nel settore legale e governativo, ma è vero che si tratta di un processo complesso. Ogni documento, anche se dello stesso tipo, ha un layout diverso, quindi un sistema automatico di estrazione del testo ha bisogno di un supporto di apprendimento automatico, noto anche come machine learning, per imparare a riconoscere i dati in modo che possano essere aggiunti al database correttamente e senza intervento umano.

Su questa stessa linea, la sicurezza dei dati è fondamentale nei diversi ambiti legali, infatti la condivisione di documenti al di fuori delle strutture autorizzate di un'organizzazione ha aumentato il numero di persone che si occupano dell'elaborazione manuale dei documenti all'interno di studi legali e agenzie governative, per evitare la possibilità che informazioni riservate fossero diffuse al di fuori dell'organizzazione, dell'ente o impresa. A questo proposito, i punti di forza dei sistemi di elaborazione documenti assistiti dall'automazione sono evidenti, a garanzia della totale trasparenza nel percorso di un documento, dalla ricezione all'archiviazione fino alle fasi di convalida per garantire la conformità con i requisiti e gli obblighi normativi.

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