Elaborazione dei documenti nel
settore Trasporti e Logistica

Orientati al settore - Trasporti e Logistica

Nell’attuale sistema di elaborazione dei documenti nei trasporti e nella logistica, che tradizionalmente ruota intorno a una gestione di documenti cartacei, i dati di questi documenti sono conservati e gestiti utilizzando semplici sistemi di gestione documentale (Document Management System – DMS) come archivi di documenti. Piuttosto che memorizzare il contenuto completo del documento, memorizzano solo i metadati del documento. I documenti sono sparsi in più archivi, senza un punto di accesso centrale per la collaborazione o l’analisi. Tutto ciò porta a una visibilità ridotta sulle informazioni dei documenti e sui processi dei flusso di lavoro basati sui documenti, inoltre può risultare dispendioso, inefficiente e richiede tempo ai proprietari dei documenti per recuperare i dati dei documenti stessi.

Qualsiasi sistema di elaborazione dei documenti in questo settore deve gestire due tipi di documenti molto diversi: quelli strutturati (come le polizze di carico) e non strutturati (come le distinte dei colli). Il sistema dovrebbe, inoltre, supportare un’ampia varietà non solo di contenuti ma anche di tipi di documenti e fonti di documenti. Il sistema di elaborazione dei documenti non interviene direttamente su nessuno dei dati del documento, ma elabora i dati dei documenti per dare origine a una serie di azioni o documenti che portano avanti il processo logistico. Per esempio, affinché i vettori possano effettuare pagamenti di trasporto contro polizze di carico generate dal mittente, devono prima estrarre il contenuto del documento dall’archivio documenti e poi riformattarlo in un modello standard. Questo processo basato sui documenti si ripete per ogni vettore ed è molto laborioso per i proprietari dei documenti, con un valore di elaborazione dei documenti molto basso.

Attualmente, l’elaborazione dei documenti nel settore dei trasporti e della logistica utilizza processi batch inefficienti per gestire i dati dei documenti. Inoltre, richiede un intervento umano prima di poter estrarre i dati dei documenti. Il flusso di lavoro dell’elaborazione dei documenti richiede più passaggi per trasformare il contenuto del documento in azioni e, soprattutto, richiede molto tempo. Questo processo utilizza anche formati di documenti inefficienti, come i PDF, che non sono facili da unire o convertire.

La combinazione di dati di documenti cartacei e documenti elettronici nel sistema aziendale di un’impresa di trasporti e logistica può variare da poche migliaia di dati su documenti a più di mezzo milione di dati. Questi dati stanno crescendo rapidamente con l’aumento del volume dei documenti e la produzione di nuovi tipi di documenti.

Tale situazione rende l’elaborazione dei documenti nel trasporto e nella logistica estremamente impegnativa per i proprietari dei documenti. L’inefficienza allunga tempi, costi e sforzi di manutenzione continui risultanti da processi manuali che sono normalmente soggetti a errori. Nel frattempo, i proprietari dei documenti fanno fatica a trovare i dati dei documenti negli archivi dei documenti, e spesso non hanno alcuna visibilità sui contenuti dei documenti. Senza l’elaborazione automatizzata dei documenti rischiano di perdere un vantaggio competitivo rispetto ai loro concorrenti

L’elaborazione intelligente dei documenti (IDP) è un sistema incentrato sui documenti che converte i dati non strutturati in un formato di documento strutturato come XML o JSON, provvedendo inoltre all’analisi dei documenti. L’IDP combina l’elaborazione, la gestione dei documenti e le tecnologie di apprendimento automatico per gestire i dati dei documenti di tutti i tipi, formati e origine. Include strumenti di analisi dei documenti che esaminano il contenuto dei documenti strutturati e non strutturati nello stesso sistema per migliorare le prestazioni del flusso di lavoro basato sui documenti.

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DocDigitizer imita ciò che fa la mente umana prendendo in considerazione le informazioni semantiche e strutturali e usandole per fornire l’acquisizione dei dati con una precisione senza pari. Il futuro del trasporto e della logistica sta nell’ottimizzare le fasi dei processi, che potranno così essere eseguite alla velocità della luce.

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