Traitement des factures et transformation numérique

Dans une enquête réalisée au sein d’entreprises qui traitent plus de 350.000 factures par an, les erreurs de facturation ont occasionné 32 % de retards de paiement et 36 % d’appels de la part des fournisseurs. Presque 3,6 % des factures introduites manuellement comportent des erreurs de saisie de données. Sur la base des chiffres, le traitement inefficace de factures en papier fait de celui-ci l’un des flux de travail le plus effrayant et délicat dans toute organisation.

À cet effet, les organisations doivent appliquer de nouvelles stratégies pour l’utilisation de la technologie en vue d’améliorer leur processus de traitement des comptes fournisseurs (ou CF). Les entreprises doivent envisager une transformation numérique étendue dans l’ensemble de leur flux de travail pour garantir le maintien de leurs demandes opérationnelles croissantes.

Par exemple, l’automatisation élimine beaucoup de pièges de traitement manuel en utilisant des techniques informatiques avancées. Il n’est pas surprenant que 65 % des entreprises qui n’ont pas adopté l’automatisation des CF prennent des dispositions pour le faire en deux ans.

Pourquoi envisager la transformation numérique dans le traitement des factures ?

Le traitement numérique des factures se réfère aux processus automatiques de gestion des documents financiers. Cela signifie que l’ensemble des factures entrantes sont converties et analysées sous un format numérique. Le processus est précis, vous permettant de trouver les erreurs facilement et de les corriger immédiatement. Les opérations manuelles sont minimisées ou même totalement éliminées, ce qui permet ainsi d'obtenir des opérations bien plus efficientes.

Prévention de la perte de factures

La facturation manuelle est sujette aux erreurs ; ce qui entraîne des mécanismes comptables inefficaces. De plus, le respect des délais et de l’ordre est rare en cas de CF traité manuellement et ce, en raison d’un grand nombre de factures à traiter. La seule activité de localisation des documents en papier exige une main d'œuvre et un temps considérable.

Les factures perdues sont un problème potentiel associé à la facturation manuelle. Cela entraîne des pénalités inutiles, provoquées par des délais de paiements non respectés. Le niveau de désorganisation dans les processus CF manuels provoque d'importants retards qui affectent la productivité globale de votre équipe. Jusqu’à 37 % du personnel CF passe entre 4 et 8 heures à résoudre les problèmes de traitement de CF. Cela provoque des retards de paiement qui affecteront vos clients et vos partenaires commerciaux.

Si les retards de paiement deviennent une habitude, cela détériorera vos relations d’affaires, et ternira également votre réputation, ce qui peut provoquer une diminution des revenus. 

Cependant, vous pouvez résoudre ces problèmes en équipant les départements de comptabilité client et fournisseur de solutions intelligentes. La facturation électronique ou numérisée emploie l’automatisation robotisée des processus (RPA) pour garantir l’introduction précise des données, leur extraction harmonieuse ainsi que leur stockage.

fakturierung

Avec la facturation automatisée, les professionnels du secteur CF peuvent réaliser tout paiement en sécurité et ce, en quelques clics, le tout avec une grande précision. En conséquence, les vérifications redondantes sont éliminées, optimisant largement les coûts et les délais.

Finalement, votre entreprise est réputée pour acquitter ses factures en temps voulu et pour être financièrement responsable. Forte d'un niveau de confiance préexistant, votre entreprise peut continuer à créer des partenariats avec des fournisseurs et à vous pouvez conduire vos affaires comme d’habitude, même en pleine crise financière ou si vous avez besoin que votre crédit soit étendu.

La facture est un document essentiel que la plupart des entreprises utilisent comme justificatif de respect des obligations fiscales. À l’aide de la déclaration électronique, les entreprises soumettent des documents en ligne où ils sont facilement accessibles, faisant de l’audit un processus harmonieux. Il s’agit là d'une amélioration, à l’inverse de la location d’installations de stockage où les documents sont couramment égarés.

Amélioration de la productivité et de la satisfaction de l’employé

Avec une facturation automatisée, les professionnels de la comptabilité peuvent aisément prendre des décisions plus rapidement afin d’octroyer davantage de temps à la planification des liquidités, parmi d’autres tâches stratégiques. Ayant moins d'activités commerciales récurrentes, tout le processus, de l’achat au paiement (ou « purchase-to-pay »), prend peu de temps et devient bien plus précis et efficient. Il permet à votre entreprise de profiter de remises de paiements et d’autres avantages.

En outre, le même travail administratif est réalisé en équivalent temps plein (ou ETP) plus réduit. Les employés sont plus à même de se consacrer à des tâches plus stimulantes ; ce qui donne lieu à une productivité et à une rentabilité, accrues. Par exemple, ils peuvent rechercher des remises ou promotions concédées par les différents fournisseurs.

La collaboration en temps réel sur la confirmation de renseignements, les explications, la résolution des inexactitudes et la collaboration sur des documents partagés, participent à rationaliser les processus. On ne perd pas de temps avec les retards de certains employés. Cela facilite également le travail des travailleurs à distance, car le traitement des comptes fournisseurs et clients peut se réaliser à distance.

Une plus grande commodité et efficience engendrent moins de frustrations et de conflits. L’environnement de travail est bien plus paisible et les employés sont plus heureux. En outre, les employés peuvent contribuer à une croissance continue de l’activité en recherchant des idées d’amélioration dans le processus de traitement des comptes créditeurs.

L’automatisation améliore la productivité des employés

Naturellement, les employés conservent des craintes quant à l’automatisation, dû à l’idée que cela pourrait les remplacer dans le flux de travail. Néanmoins, des études montrent que la technologie sert à augmenter la productivité des employés au lieu de les remplacer. Une enquête menée sur Paradigm Electronic, un fabricant canadien d'électronique, a démontré que l’automatisation améliorait l’efficience globale de ses opérations. L’entreprise a automatisé le polissage et le cirage de haut-parleurs, et l’usage de robots a entraîné une augmentation de 50 % de la productivité. Les emplois ont été conservés, car les employés qui réalisaient les tâches manuellement ont vu leurs fonctions changer vers la programmation robotique.

De même, dans une étude menée par American Productivity and Quality Center (APQC), il est montré que les entreprises perdent beaucoup d’argent en traitant leurs factures. Par exemple, quelques entreprises dépensent une moyenne de 12,44 $ par facture. D’un autre côté, les entreprises employant de meilleurs systèmes ne dépensent qu’une moyenne de 4,98 $. L’APQC en a conclu que les secteurs qui utilisent le traitement manuel de la facturation dépensaient davantage en coût du travail. Il a également été conclu que les entreprises qui ont adopté des systèmes automatisés ont bénéficié d’une réduction des dépenses liées au traitement et à l’exploitation.

Processus efficients de facturation

Le flux de travail des comptes créditeurs comprend plusieurs points de contrôle tels que des autorisations de dépenses, l’entrée en grand livre, l’approbation des factures, les requêtes, la tenue des registres, le plan de paiement et l’archivage. La rationalisation de tout le processus peut être frustrante du fait que chaque point peut exiger une vérification. Lorsque les factures sont numérisées, ces points de contrôle sont bien plus légers et rapides.

Prenons par exemple une chaîne de magasins qui a établi un partenariat avec des prestataires pour traiter les paiements et les produits à la fin de chaque mois. Le traitement automatisé des facteurs peut lui faire économiser beaucoup d’argent et de temps. Les prestataires n’ont qu’à télécharger les factures sur un site Web ou une application et ils obtiennent un retour instantané.

Avec l’archivage intelligent, toutes les données exigées peuvent être transmises aux gestionnaires et auditeurs par voie électronique, en temps réel. Les informations pertinentes sont instantanément extraites des documents numérisés. Ainsi, les autorisations et les paiements sont effectués le jour même ou en seulement quelques heures. En cas de doutes ou de problèmes sur le processus de facturation, l’archive numérique offre une transparence des données.

Les solutions de facturation automatisée intègrent des outils de reconnaissance optique des caractères (OCR) qui lisent et saisissent les données. L'OCR est un processus sans intervention manuelle qui réduit de manière significative l’erreur humaine au cours de la saisie des données.

L'OCR est insuffisante pour la facturation numérique

Cependant, la technologie a encore une marge de progression. En effet, la complexité de la facturation et les incohérences de formatage restent d'importants enjeux. Ainsi, le nettoyage de la saisie des données et l’intervention manuelle peuvent impliquer qu’il soit nécessaire de garantir que tout fonctionne harmonieusement.

Des technologies avancées, telles que la technologie d’analyse de documents DocDigitizer, sont meilleures que l'OCR simple, car elles associent l’homme à la technologie. Elles imitent le cerveau de l’homme en prenant en compte des informations sémantiques et structurelles et en les appliquant à la capture de données avec une précision sans pareil. La communauté de révision DocDigitizer travaille également 24h sur 24 pour garantir que chaque document soit précis.

Et surtout, le système s’améliore continuellement car les réviseurs apprennent au moteur d’apprentissage automatique DocDigitizer de nouveaux domaines, modèles et informations sémantiques. Grâce à ces améliorations constantes, la technologie devient de plus en plus fiable et digne de confiance pour gérer des tâches sans l’intervention de l’homme.

Comment automatiser le traitement de factures ?

Les entreprises ont souvent des besoins propres. Il est alors important de développer ou de déployer un système automatisé de traitement de factures qui s’adaptera aux demandes opérationnelles spécifiques.

La facturation automatisée peut ne pas fonctionner dans toutes les organisations, et il est donc important d’évaluer si l’entreprise y est préparée. Voici quelques questions sensibles :

  • Quels départements seront responsables du flux de travail relatif à la facturation électronique ?
  • Qui sera responsable du plan de transition ?
  • Les employés ont-ils été formés aux nouveaux processus, formats et aux changements ?

À l’aide de la liste de vérification ci-dessus, vous serez mieux placé pour déterminer les prochaines étapes afin de garantir que la transition vers la facturation électronique est mise en œuvre efficacement.

L’introduction de nouveaux processus dans une organisation s'accompagne de plusieurs défis. Par conséquent, il est important d'avoir un fournisseur compétent qui adaptera vos systèmes de planification de ressources de l’entreprise (ou ERP). La prochaine étape consiste à se familiariser votre entreprise avec la nouvelle technologie de facturation électronique. Les auditeurs et autres employés concernés par cette transition devraient être informés des champs optionnels et obligatoires à remplir.

Informer les acteurs impliqués dans cette transition, tels que les fournisseurs et les clients, sur les nouvelles conditions, doit être une priorité afin d’éviter des problèmes futurs. L'étape suivante consiste à préparer le plan et le calendrier.

Gérer les erreurs humaines de la facturation

L’erreur humaine est inévitable, surtout dans le cadre des processus de facturation manuelle. Par exemple, les factures inexactes aux États-Unis représentent environ 16 % des retards de paiement. La bonne nouvelle, c'est que ce traitement automatisé des factures peut améliorer la cohérence, la précision, la transparence, la responsabilité et le contrôle des processus des factures. DocDigitizer est un excellent exemple de technologie qui automatise le traitement de documents avec 100 % de précision.

L’automatisation robotisée des processus (RPA) est un autre exemple de solution personnalisée pour les tâches manuelles qui impliquent beaucoup de paperasse et de bureaucratie, comme le traitement des factures. La solution fonctionne par scannage de tout type de facture, quel que soit son format, et convertit ces factures en fichiers numériques de texte consultable. La RPA peut également saisir plusieurs éléments d’une facture, puis les enregistrer et les organiser dans un système ERP.

Les bots logiciels du RPA automatisent les processus, y compris la saisie de données, le téléchargement de factures, l’ajustement des erreurs et l’octroi d’un retour. Voici comment vous pourrez utiliser la RPA pour déplacer les factures de la phase de la réception jusqu’au paiement, en quelques minutes.

1. Suivi des factures

Une fois installés, les bots RPA contrôleront constamment les e-mails liés aux nouvelles factures ou aux fichiers exclusifs créés par les professionnels des comptes créditeurs. En général, les factures sont générées sous forme d’images ou de fichiers PDF. Si les bots identifient une nouvelle facture, ils les transmettent à l'étape suivante en vue de l’extraction de données.

2. Saisie de factures et évaluation

En exploitant les capacités de traitement automatique du langage naturel (ou TLN) et la reconnaissance optique des caractères (OCR), les bots sont en mesure de scanner de manière précise les informations d’une facture. Après la saisie des informations, les factures doivent être évaluées en vue de correspondre à certains critères et enregistrements de commandes, tels que :

  • La vérification croisée pour éviter les doublons
  • La vérification des factures par rapport aux bons de commande
  • Les bots peuvent traiter une facture ou envoyer un retour à l’auditeur, mais cela dépend des limites d’incohérence préétablies.
  • La vérification des factures par rapport aux règles de la TVA

3. Notification par e-mail et de paiement

En cas d’incohérences, les bots RPA déclenchent l’envoi d’un e-mail aux employés concernés afin que des corrections soient effectuées. Après le traitement réussi de la facture, des notifications sont envoyées à l’employé ou au fournisseur selon les règles préétablies.

Ensuite, un e-mail automatique est envoyé au fournisseur pour confirmer la réception du paiement. L’employé sera également notifié si le délai de paiement approche, afin d’éviter les pénalités et les retards de paiements.

L’avenir du traitement automatisé des factures : OCR et Deep learning

Une avancée importante a eu lieu dans le domaine de l’apprentissage profond (ou deep learning) concernant la manière dont sont lus les textes et dont s’opère l’extraction d’informations de documents. En fusionnant la technologie de reconnaissance optique de caractère avec les méthodes de deep learning, les personnes et les entreprises peuvent facilement numériser des documents qui incluent peu d’erreurs tout en bénéficiant d’un meilleur stockage et enregistrement, de tâches facilitées de saisie manuelle des données et de meilleurs temps de réponse.

Au cas où vous vous poseriez la question, l'algorithme OCR comprend ces trois étapes fondamentales :

  1. Le traitement préalable de l’introduction d’une image comprend la détection d’angles, la simplification et la définition des grandes lignes des caractères textuels. L’étape OCR est commune aux tâches qui impliquent les éléments de reconnaissance d’image.
  2. Détection de texte : cette étape inclut le dessin d’une zone autour de tout texte trouvé sur une image. Certaines techniques appliquées à ce stade comprennent le détecteur EAST, le masque R-CNN, SSD et le protocole de la fenêtre glissante.
  3. Reconnaissance de texte : il s’agit de la dernière étape qui reconnaît le texte introduit dans les zones délimitées. Parfois, cette étape peut inclure l’interprétation mais cela est commun au sein des tâches complexes OCR comme la capture intelligente de données et la reconnaissance de l’écriture manuelle.

Conclusion

Pendant longtemps, les grandes sociétés et les petites entreprises s’en sont remises à la facturation manuelle pour la tenue de leurs comptes et les processus de paiements. Les organisations ont dû faire face à des employés insatisfaits et stressés, des factures égarées ou perdues, une réduction de la productivité, des opérations inefficaces, une augmentation des coûts et des erreurs humaines ainsi qu’un manque de fiabilité en raison de paiements retardés ou manqués.

Cependant, au moyen de la transformation numérique, le processus de facturation peut être effectué de manière plus efficace et précise. La facturation automatisée crée un flux de travail plus précis et efficace, ce qui explique son adoption généralisée. L’utilisation du deep learning et de l’OCR permet aux machines d'obtenir des résultats efficaces, voire meilleurs que l’homme.

DocDigitizer est une technologie ultramoderne d’analyse de documents qui permet de saisir des données sensibles de tout type de documents, indépendamment de leur mise en page ou de leur format. La technologie permet l’automatisation de processus clés, et donne aux employés la possibilité de se concentrer sur des tâches stratégiques. Parmi les autres avantages, citons la diminution des temps de traitement des informations, l’amélioration de l’efficience et de la précision ainsi que l’augmentation de la qualité de l’information là où les retards et les erreurs humaines peuvent provoquer des impacts financiers négatifs.

Contrairement à la plupart des moteurs OCR et aux technologies d’extraction de données qui reposent fortement sur un ensemble de modèles et de configurations pour saisir des données, DocDigitizer s'appuie sur l’apprentissage automatique qui est capable de saisir et de comprendre les données de tout document, quel que soit son format ou son modèle. Contactez-nous dès aujourd’hui si vous souhaitez mettre en œuvre une transformation numérique dans le cadre du traitement des factures.

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