Procesamiento de documentos en el sector
gubernamental y jurídico

Sector destacado: Procesamiento de documentos en el sector gubernamental y jurídico

El sector del procesamiento de documentos está experimentando una demanda cada vez mayor de servicios de gestión y protección de documentos: en particular, el sector gubernamental y el jurídico están obligados por ley a mantener la seguridad de los documentos, lo que a menudo requiere equilibrar la forma de enfocar este aspecto en torno a la capacidad de presentar o localizar documentos originales cuando se necesiten. Las bases de datos de documentos sin cifrar, el proceso de digitalización o los escáneres no proporcionan suficiente integridad o seguridad a los documentos en el ámbito jurídico.

Es probable que los clientes estén pidiendo a su empresa, cada vez con más frecuencia, copias digitales de documentos, ya que los originales se destruyen de acuerdo con las políticas de retención y destrucción que se les aplican. Es posible que haya litigantes u otros abogados, o incluso personal del tribunal, que le pidan copias de documentos cuando estos sean importantes. El problema es que los sistemas de gestión más comunes no le permiten almacenar de forma segura imágenes de documentos en sus formatos nativos ni que sean fáciles de consultar, lo que conlleva plazos y costes significativamente más altos en una función clave de su negocio y de las operaciones. Los documentos en el ámbito jurídico necesitan protegerse, como cualquier otra información confidencial que se deba almacenar o transmitir de forma segura a través de Internet; si desea conservar la integridad del documento, necesita contar con un software de procesamiento inteligente de documentos y escáneres para poder digitalizarlos, lo que permite almacenar las imágenes resultantes como documentos y no como un formato de archivo de imagen (por ejemplo, TIFF o JPEG).

La automatización del proceso de extracción de texto para cumplimentar los campos apropiados en una base de datos se convierte en la respuesta a los innumerables problemas empresariales a los que se enfrentan quienes trabajan en el sector jurídico y gubernamental, si bien el proceso es complejo. Cada documento, incluso los del mismo tipo, posee un diseño diferente, por lo que un sistema automatizado de extracción de texto necesita ser capaz de utilizar aprendizaje automático para aprender de forma autónoma a reconocer los datos, de modo que se puedan añadir correctamente a la base de datos sin intervención humana.

En este mismo sentido, la seguridad de los datos es fundamental en el sector jurídico, lo que conlleva que el intercambio de documentos realizado fuera de los departamentos autorizados en una organización ha dado lugar a equipos de procesamiento manual de documentos cada vez más grandes dentro de los bufetes de abogados y agencias gubernamentales, con el propósito de eludir la posibilidad de que se difunda información privilegiada fuera de la organización. En estos casos, los beneficios que aportan los sistemas automatizados y asistidos mediante automatizaciones para el procesamiento de documentos se hacen evidentes, puesto que se asegura una transparencia total en el proceso que sigue un documento, desde que entra en el sistema hasta que se archiva y se valida, garantizando así el cumplimiento de los requisitos normativos y las trabas que los acompañan.

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DocDigitizer proporciona servicios inteligentes de captura de datos que permiten a los equipos de cualquier sector gestionar sus necesidades relativas al procesamiento de documentos, con una atención muy especial a los campos jurídico y gubernamental, en los que la seguridad, la integridad y el cumplimiento de normativas son fundamentales. Esto reduce en gran medida el tiempo de procesamiento de los documentos, permitiendo a las empresas alcanzar decisiones informadas basadas en los datos que se han procesado. DocDigitizer utiliza un motor cognitivo de captura de datos mediante OCR para extraer información de documentos no estructurados; además, utiliza análisis semántico mediante tecnología de aprendizaje automático para obtener información semántica contextual. Comience la transformación digital de su empresa hoy mismo con DocDigitizer y vea todo lo que le aguarda gracias a la optimización de sus procesos empresariales.

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