RPA y soluciones sin código: automatización de procesos empresariales

Unos estudios realizados por Automation Anywhere han revelado que la entrada de datos encabeza la lista de los trabajos tecnológicos más odiados en el Reino Unido. Este hallazgo no constituye un hecho aislado, ya que se han observado reacciones similares en todo el mundo. Es bastante fácil ver los motivos: hay millones de trabajadores en todo el mundo que desperdician más del 40 % de su jornada en estas tareas.

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Ha habido argumentos en contra de la digitalización de esas tareas, y quienes los sustentan han observado que este proceso conduciría a un aumento del desempleo. Dado que los trabajadores adquieren nuevas competencias más rápido que nunca debido a las ventajas que comporta el acceso generalizado a Internet, estos sentimientos ya no están tan extendidos entre los empleados; por ejemplo, el 80 % de todos los trabajadores del Reino Unido han manifestado el deseo de automatizar sus tareas rutinarias.

En otras investigaciones similares llevadas a cabo por organizaciones como OnePoll, se ha descubierto que la actitud de la gente hacia la digitalización de tareas aburridas y repetitivas ha cambiado de forma notable. En este estudio, descubrieron que el 73 % de todos los trabajadores del Reino Unido desearía que las tareas administrativas digitales se automatizaran, ya que con ellas se desaprovechan sus competencias informáticas. Hicieron ver que estas tareas les suponen un obstáculo a la hora de poder ocuparse de su trabajo principal, lo que comporta una disminución de la productividad.

La RPA (automatización de procesos robóticos) representa una solución para los empleados y organizaciones interesados en reclamar para sí dicha productividad. Se suele conocer a la RPA como «bots», ya que implica el uso de sistemas de robótica de software automatizados. Durante los últimos años, se han desarrollado e implementado miles de bots para llevar a cabo tareas de administración digital que las organizaciones y los trabajadores quieren evitar. Por otra parte, los servicios sin código ofrecen soluciones similares, ya que permiten que los empleados no tengan que ocuparse de algunas tareas de administración digital, como la introducción de datos repetitivos. Sin embargo, no requieren que la empresa integre ningún software robótico. En lugar de eso, las soluciones sin código pretenden reemplazar el proceso tradicional de desarrollo de software, al dar a los profesionales sin competencias técnicas las herramientas que necesitan para crear rápidamente software sólido con el que manejar sus tareas.

Tal vez se esté preguntando por qué la RPA y las soluciones sin código no han arraigado con la fuerza que merecen, si ofrecen exactamente aquello que necesitan las empresas. La realidad es que el coste inicial de integrar las soluciones sin código y de RPA en una organización siempre ha supuesto un obstáculo. Contratar a desarrolladores de RPA puede generar rápidamente costes por valor de miles de dólares que la empresa necesita pagar en unos meses.

Sin embargo, el mundo ha sufrido ciertas reestructuraciones que hacen que la implementación de software sin código y de código bajo resulte más atractiva que nunca.

Soluciones sin código y de código bajo al rescate

Cuando comenzó la pandemia de Covid-19 en 2020, millones de empresas de todo el mundo se vieron obligadas a reducir las operaciones diarias, con lo que los empleados ya no podían trabajar con su horario habitual sin exponerse al riesgo de contraer el virus. La mayoría de las empresas optaron por ofrecer a sus trabajadores la opción de trabajar de forma remoto, dejando solamente al personal más esencial, como los directores, la posibilidad de acudir a diario a la oficina.

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Aunque muchas empresas se sentían cómodas con la transición, otras no estaban preparadas para un cambio tan drástico, ya que no contaban con los procesos o sistemas necesarios para permitir a los empleados trabajar de forma remota. Esta desconexión requería soluciones urgentes para transformar las estructuras de trabajo tradicionales en procesos compatibles con el uso de tecnología digital; en particular, casi todas las empresas necesitaban una plataforma a la que los trabajadores se conectaran de forma remota. Así, se disparó la demanda de desarrolladores tanto de front-end como de back-end. Pronto quedó claro que no había suficientes desarrolladores para satisfacer esta demanda; además, por si fuera poco, las empresas tuvieron que desembolsar miles o millones de dólares para contratar a esos profesionales debido a lo solicitados que estaban. Las organizaciones comenzaron a buscar soluciones de digitalización alternativas, como las de código bajo y sin código.

Las empresas que ya contaban con sistemas de RPA listos también se dieron cuenta de que tenían que recurrir a soluciones de código bajo y sin código debido a la velocidad con que cambiaba el marketing. Se hizo evidente que la RPA no bastaba para adaptarse a los cambios que se observaban en la mayoría de los sectores. Por ejemplo, las empresas compatibles con el uso de RPA se dieron cuenta de que las soluciones de software que tenían eran bastante específicas.

Si el entorno empresarial cambiaba, las soluciones RPA dejarían de ser útiles, ya que habían sido codificadas para atender necesidades específicas. Todas las empresas necesitaban una forma de adaptarse rápidamente a los cambios desde la perspectiva del software. Los servicios de código bajo y sin código permitieron a las empresas desarrollar el software que les hacía falta sin incurrir en costes excesivos al contratar a los profesionales necesarios.

A principios de 2021, distintos países de todo el mundo comenzaron a abrir sus economías, aliviando las restricciones del Covid-19. Acto seguido, surgió de forma natural la pregunta de si las soluciones de código bajo y sin código seguirían prosperando. Sin embargo, Gartner vaticinó que la mayoría de las empresas que habían adoptado este cambio no pretendían volver a las soluciones de desarrollo de software más antiguas.

Entre las ventajas que señalaron dichas organizaciones se incluye un mayor porcentaje de desarrollo en modalidad remota y ciclos de implementación de software más rápidos. En el estudio se observó que las tecnologías que impulsaron el desarrollo de código bajo y sin código han crecido un 23 % entre 2020 y 2021. Se trata de un dato impresionante, dado que hay decenas de sectores que han adoptado esta solución en todo el mundo.

Es importante investigar el atractivo que presentan las soluciones de código bajo y sin código tanto para los empleados como para las organizaciones.

Gracias a las soluciones de código bajo y sin código, los desarrolladores de software profesionales no tienen que dedicar su tiempo a crear soluciones personalizadas para problemas comunes. Por ejemplo, casi todas las empresas que deben procesar informes de varios departamentos necesitan una forma de consolidar toda esa información. Las soluciones de código bajo y sin código garantizan que los desarrolladores de programas no tengan que dedicar su tiempo a crear soluciones que se han implementado mil veces en todo el sector. Así, podrán centrarse en los nuevos problemas a los que se enfrentan sus empresas. Por extensión, emplearán mejor su tiempo afrontando los desafíos específicos de sus organizaciones. Los desafíos que presenta el software de bajo nivel se pueden afrontar de forma sencilla mediante soluciones sin código. Por otra parte, los problemas de desarrollo de nivel superior necesitan soluciones nuevas cuya creación puede llevar meses o incluso años.

Un desarrollador ciudadano es cualquier tipo de empleado que lleva a cabo tareas no tecnológicas en una organización pero que, aun así, necesita utilizar software especializado para completarlas. Este tipo de empleado es uno de los que más se benefician de las soluciones de código bajo y sin código. Desde siempre, los empleados de RR. HH., finanzas, contabilidad y otros departamentos similares tenían que confiar en el equipo de TI para que desarrollase el software necesario para realizar sus tareas. En otros casos, era necesario colaborar con equipos de RPA subcontratados para poder acceder a nuevo software. Las soluciones de código bajo y sin código son ideales, ya que permiten a los desarrolladores ciudadanos crear las soluciones de software que necesitan con poca o ninguna competencia técnica en TI. En particular, estos problemas representan retos de escasa dificultad que se pueden resolver fácilmente utilizando una plataforma especializada de código bajo. Por poner un ejemplo, los contables de su empresa pueden desarrollar fácilmente una plataforma que les permita registrar estados contables escritos a mano utilizando una plataforma como DocDigitizer.

Una de las principales preocupaciones que tienen los administradores con respecto a las soluciones de código bajo y sin código tiene que ver con los posibles problemas relacionados con el control. Los desarrolladores ciudadanos no poseen una formación integral respecto al ciclo de vida de desarrollo del software (SDLC). Pueden investigar fuera de la organización a medida que buscan soluciones para resolver los distintos retos. Aquí es donde es necesario usar arquitectos empresariales. Estos profesionales tienen la tarea de garantizar que el desarrollo de soluciones de código bajo y sin código se gestiona correctamente.

Asimismo, los administradores de TI se beneficiarán enormemente con las soluciones de código bajo y sin código. Con la RPA tradicional y moderna, los administradores de TI deben revisar y aprobar todas las soluciones de software nuevas que pueden congestionar fácilmente los procesos debido al elevado volumen de la demanda. Gracias al desarrollo de código bajo y sin código, el proceso de aprobación es menos riguroso, ya que las soluciones son de nivel más bajo en comparación con el software tradicional. Los administradores de TI no tienen que preocuparse de revisar decenas de tareas cada semana, y pueden centrarse en los pocos proyectos complicados que el equipo de TI no puede delegar en los desarrolladores ciudadanos. La mayor ventaja que aportan las soluciones de código bajo y sin código se ha materializado, dentro del sector, donde menos se esperaba: en las PYME. Una de las características que distinguen a las pequeñas y medianas empresas es la exigencia intrínseca de lanzar tantas operaciones como sea posible. En algunos casos, es posible que una empresa no disponga de los recursos necesarios para crear un departamento de TI. Aquí se pueden aplicar soluciones de código bajo y sin código, ya que ayudan a dichas organizaciones a desarrollar soluciones de software personalizadas sin tener que preocuparse por los costes de desarrollo.

En tales casos, las empresas que carecen de equipos de TI completos pueden disfrutar de las ventajas de la digitalización, incluyendo una agilidad mayor, una reducción de los costes operativos, un aumento de la productividad, una experiencia del cliente más satisfactoria y una gestión eficaz de riesgos, un proceso de cambio sencillo y una transformación más rápida. En cuanto a este último punto, los desarrolladores ciudadanos que trabajan en su pequeña empresa pueden crear y recrear software rápidamente para asimilar los cambios en el sector.

¿Cuándo debería implementar una solución híbrida de RPA y sin código?

Tanto las soluciones sin código como de RPA plantean ventajas y desventajas, por lo que son ideales para diferentes tipos de trabajadores y organizaciones. La pregunta sobre si una empresa debe utilizar RPA o código bajo es más complicada de lo que parece, ya que no hay una respuesta sencilla. En pocas palabras, la RPA es la solución perfecta para cualquier organización cuyas tareas son simples y repetitivas.

Por el contrario, le conviene considerar los servicios de código bajo o sin código si los problemas que necesita resolver requieren nuevas soluciones, automatización de procesos empresariales en toda la empresa e integración de sistemas de terceros. Hay que tener en cuenta que las soluciones de código bajo y sin código también se pueden utilizar para automatizar tareas repetitivas simples en organizaciones pequeñas.

A pesar de estos casos de uso tan obvios, es posible que desee considerar una solución híbrida en la que puede utilizar la RPA para complementar las soluciones de código bajo y sin código. Por ejemplo, es bastante difícil encontrar una solución de RPA capaz de automatizar tareas en un sistema antiguo obsoleto, ya que sería necesario contar con conocimientos exhaustivos sobre cualquier sistema heredado, una tarea que puede resultar demasiado costosa en una gran organización.

Si los datos que deben armonizarse con el nuevo sistema RPA no están estructurados, habrá problemas. Los bots de software funcionan mejor en entornos en los que los datos están bien estructurados, ya que la mayoría de las funciones basadas en IA dependen del análisis y la previsión de casos. Además, contratar a un desarrollador de software que sea competente en un sistema arcaico que fue desarrollado a medida para su organización no es fácil ni barato.

Con una implementación de código bajo o sin código, es fácil trabajar con sistemas heredados, especialmente si la estructura antigua está bien documentada. Con el enfoque híbrido, tendrá la garantía de poder usar las metodologías de RPA para desarrollar soluciones sin código que se integren perfectamente con cualquier marco existente.

El método híbrido es una solución excelente para las empresas que necesitan automatización y solidez en los procesos empresariales. Por ejemplo, se podría utilizar la RPA para filtrar una lista compuesta por miles de millones de registros. Sin embargo, puede que no resulte eficaz ni práctico utilizar la misma solución para integrar la lista filtrada en el sistema existente. Para estas tareas, la automatización de procesos mediante código bajo y sin código puede constituir una opción mejor, ya que permite a los desarrolladores ciudadanos introducir funcionalidades exclusivas de la organización.

La mayoría de las empresas que llevan funcionando varias décadas encontrarán en el enfoque híbrido la solución más adecuada, ya que este método les permite introducir la automatización de procesos empresariales a través de RPA sin perder las ventajas que conlleva la integración de los servicios de código bajo y sin código. Algunas soluciones sin código basadas en IA, como DocDigitizer, están diseñadas teniendo en cuenta estos aspectos.

La promesa de DocDigitizer

DocDigitizer es una solución empresarial sin código que destaca en el campo de la captura y extracción de datos, que permite a los empleados aprovechar el tiempo que habrían tenido que gastar en introducir a mano dicha información en los ordenadores. A diferencia de otras soluciones de análisis de datos basadas en métodos de RPA, puede personalizarla sin limitaciones.

La solución de DocDigitizer permite a las organizaciones capacitar a sus trabajadores convirtiéndolos en desarrolladores ciudadanos, libres de las limitaciones que conllevan los costosos equipos y procesos de ingeniería. Por ello, la captura y extracción de datos con un método sólido representa una de las ventajas que ofrece el método híbrido con participación humana que DocDigitizer aplica a la captura de datos. La solución permite que las organizaciones amplíen la gama de aplicaciones que se pueden integrar para trabajar con los documentos procesados. Se dará cuenta de que la mayoría del software de terceros se adapta fácilmente al sistema de entrada de datos de DocDigitizer, lo que constituye una de las ventajas principales que aportan los sistemas sin código.

DocDigitizer destaca por su capacidad para trabajar con una amplia gama de registros de datos. No tiene que preocuparse por la estructura de la información que su empresa tiene que procesar. Las capacidades de procesamiento inteligente de documentos (IDP) de la plataforma se utilizan para procesar datos no estructurados y semiestructurados, convirtiéndolos en información lista para usar que se puede procesar mediante distintas soluciones de software personalizado y de terceros.

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