Guía definitiva para el procesamiento de documentos: redefinimos la captura inteligente de datos

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¿Sabía que, en promedio, un empleado o un trabajador de oficina utilizan alrededor de 10 000 hojas, es decir, dos cajones completos de papel al año? Esto quiere decir que una empresa de tamaño medio gestiona medio millón de archivos al año, lo que resulta difícil de procesar si no se cuenta con un sistema eficiente para el procesamiento de documentos.

Con esta cantidad de documentos, la búsqueda de datos y la recuperación de archivos obligan a sus empleados a consumir una enorme cantidad de tiempo. Si sus procesos empresariales siguen dependiendo de sistemas manuales para introducir y recuperar datos, es probable que se encuentre con imprecisiones, una baja productividad, ineficiencias, errores humanos y otros problemas relacionados con los recursos.

La captura y extracción de datos a partir de los archivos que van llegando son procesos críticos necesarios para llevar a cabo un gran número de operaciones empresariales. Lamentablemente, muchas empresas siguen utilizando flujos de trabajo obsoletos con los que aplican un procesamiento manual de datos, lo que provoca congestiones, pérdidas de productividad y retrasos en los plazos de entrega. Además de ser algo obsoleto, el procesamiento manual de datos también afecta a la experiencia del cliente y a sus resultados.

Pero ¿y si existiese un modo mejor de procesar los documentos para gestionar toda la información que recibimos a partir de distintos tipos de archivos o medios?

Gracias al procesamiento inteligente de documentos (IDP, por su nombre en inglés), los datos no estructurados y semiestructurados se transforman en información que se puede utilizar. Permite que las empresas utilicen sus datos de forma inteligente y estratégica. En lugar de tener que introducirlo todo a mano, puede utilizar los mejores servicios de OCR para gestionar sus datos.

El procesamiento inteligente de documentos representa una nueva forma de entender la captura y gestión de datos. Las empresas pueden capturar, extraer y procesar información a partir de una amplia gama de formatos de documentos. La tecnología ha hecho posible que los algoritmos que se apoyan en IA sean capaces de escanear, leer y comprender los documentos digitales y físicos igual que lo hacen las personas.

¿Qué es el procesamiento inteligente de documentos (IDP)?

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El procesamiento inteligente de datos, también conocido como captura inteligente de datos, es el proceso mediante el cual se captura de forma inteligente información específica y se optimizan las tareas relacionadas con el procesamiento de documentos. Independientemente del tipo de archivo que se vaya a procesar, el IDP está diseñado para llevar a cabo trabajos de digitalización de documentos. El IDP funciona con documentos tanto impresos como electrónicos.

La captura de datos facilita a cualquier organización la tarea de gestionar la información: dado que los documentos se convierten a un formato digital, la organización de la información se vuelve más rápida y eficaz. Las soluciones de captura de datos consiguen allanar el camino hacia el éxito de la organización mediante el procesamiento inteligente de documentos. Adoptar el IDP puede suponer un salto cualitativo sin precedentes para muchas empresas y negocios.

Procesamiento inteligente de documentos: ¿cómo funciona?

Hay dos puntos importantes que debemos tener en cuenta al utilizar el IDP. En primer lugar, es fundamental comprender la tecnología que se necesita para extraer los datos que necesitamos de los documentos. Asimismo, la tarea depende en gran medida del tipo de información que se está extrayendo. Los datos estructurados requieren una tecnología menos avanzada. Por otra parte, los datos no estructurados y los parcialmente estructurados requieren un software más sofisticado.

En segundo lugar, hay que tener en cuenta el formato de los datos. Una organización puede recibir datos de varios tipos, como documentos impresos, faxes, correos electrónicos y archivos adjuntos, o bien archivos de MS Office, como Word, Excel, PowerPoint, PDF, etc. Además, estos datos proceden de diferentes ubicaciones y dispositivos.

Idealmente, un sistema de procesamiento inteligente de datos debe ser capaz de reconocer, clasificar y extraer la información importante y, a continuación, dirigirla a los flujos de trabajo para documentos que se han de seguir para revisarlos. Existen tres técnicas principales que se aplican a un sistema IDP: clasificación de documentos, extracción de datos y publicación de datos.

Clasificación de documentos

El primer paso consiste en clasificar el tipo de documento que se está procesando. A continuación, se debe determinar dónde empieza y dónde termina. La tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres) se utiliza tanto para documentos electrónicos como impresos.

Extracción de datos

Después de clasificar el documento, el paso siguiente (y el más importante) es extraer datos valiosos a partir del documento. Una vez recopilada la información, se introduce en la base de datos requerida o bien se almacena para usarla más adelante.

Publicación de datos

El último paso del procesamiento inteligente de datos consiste en exportar automáticamente estos datos e imágenes a procesos o flujos de trabajo empresariales. A continuación, esta información se pone a disposición de los usuarios para que puedan utilizarla inmediatamente. Tras ello, la organización puede tomar medidas con rapidez y ofrecer un servicio eficiente tanto a los empleados como a los clientes.

IDP frente a OCR

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El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es diferente del IDP porque está relacionado con el procesamiento previo de imágenes, la identificación de caracteres y la creación de palabras, bloques y oraciones. Gira en torno a la digitalización de documentos impresos, de escaneos o de imágenes a partir de un documento físico, lo que implica que el OCR desempeña un papel importante en el flujo de trabajo que se utiliza para el procesamiento de documentos, especialmente cuando se trata de trabajar con un elevado número de imágenes y documentos.

Las herramientas OCR han recorrido un largo camino desde que se introdujeron a principios de los 90. La potencia del software OCR a la hora de convertir distintos tipos de documentos, como imágenes, documentos PDF y otros archivos en un formato editable y fácil de almacenar ha facilitado enormemente estas tareas.

Por otra parte, la tecnología de captura inteligente de datos tiene un radio de acción más amplio y se aplica a un campo de extracción y análisis de datos más general. Además de extraer información, proporciona significado al texto que se recopila a partir de distintos formatos de activos digitales, incluyendo documentos, correos electrónicos, archivos de texto e imágenes escaneadas.

Se trata de una solución para el procesamiento de documentos que va más allá del software OCR tradicional. En el IDP, las palabras y frases poseen un significado relevante; es capaz de comprender los datos y el contexto, crea perspectivas y, acto seguido, genera una línea narrativa.

Ventajas del OCR y el IDP

El OCR y el IDP tienen la capacidad de automatizar prácticamente cualquier archivo basado en texto y de modificar los datos de forma sencilla. A continuación, se presentan algunas de las ventajas que presenta utilizar OCR e IDP para la gestión de documentos.

Eficacia

Una de las mayores ventajas que conlleva el procesamiento inteligente de documentos es que minimiza la intervención manual. Tan solo se necesitan unos pocos clics para capturar, convertir, organizar, almacenar y analizar los datos de un documento. La automatización aumenta la eficiencia general del flujo de trabajo diario.

Ahorro

Las empresas que han adoptado soluciones OCR e IDP para automatizar la forma en que gestionan sus flujos de trabajo han observado cómo disminuían tanto el tiempo de procesamiento como los costes de la mano de obra, algo que se observa especialmente en las empresas que optan por externalizar sus necesidades relativas al procesamiento de documentos. Además, el procesamiento automatizado de documentos implica un ahorro en costes operativos, ya que permite completar una parte del trabajo en un plazo más breve.

Velocidad

La velocidad con la que se procesan los datos es otra de las ventajas del procesamiento inteligente de documentos. El procesamiento manual de datos requiere mucho tiempo y mucha mano de obra, lo que hace que el proceso sea propenso a errores y que el personal no se sienta implicado. Confiar en una solución IDP u OCR no solo garantiza resultados sin errores, sino que permite completar el trabajo mucho más rápidamente.

Escalabilidad

Las soluciones IDP trabajan de forma independiente respecto a los procesos y se pueden aplicar de distintas formas para responder a varios casos de uso. No requieren instalación y funcionan como una plataforma en la que se pueden escanear y procesar varios tipos de formatos de documentos, como imágenes, faxes y hojas de Excel, lo que hace que el IDP y el OCR resulten soluciones altamente escalables y eficaces para cualquier organización.

Cumplimiento más sencillo

Dado que el OCR y el IDP automatizan considerablemente tareas laboriosas como la entrada de datos, la clasificación de documentos y la validación de información, el cumplimiento resulta más sencillo de conseguir. Estas soluciones dejan un rastro digital que resulta útil a la hora de auditar y garantizar el cumplimiento de normativas complejas. El OCR y el IDP también garantizan la privacidad de los datos para evitar que se usen de forma indebida o se manipulen.

El papel del IDP en la transformación digital y la gestión de datos

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La mayoría de las organizaciones siguen empeñadas en usar datos no estructurados, lo que hace que resulte difícil organizar la información. Sus empleados están desperdiciando varias horas de trabajo solo para ordenar los documentos.

Aquellas empresas que deseen disfrutar del aumento de la productividad que proporciona la transformación digital necesitan implementar los mejores servicios de OCR en toda su organización. Optimiza todo el sistema de procesamiento de documentos y mejora la gestión de datos.

Sin embargo, el uso del OCR no es suficiente para que las empresas aprovechen al máximo todas las posibilidades que ofrece el procesamiento de datos. Puede ser útil a la hora de capturar texto, pero ahí termina todo lo que se puede hacer con esta tecnología. Si su intención es realizar un análisis del documento, necesita una solución más sofisticada.

Con las aplicaciones OCR, la transformación digital se queda incompleta, ya que se limita a capturar el texto del documento original, y será necesario que invierta horas de trabajo de sus empleados para analizar los datos.

Por este motivo, algunas empresas no consiguen alcanzar una transformación digital completa, ya que se ven atrapadas en la fase de digitalización. Para lograr dicha transformación, necesita una forma más inteligente de procesar los documentos que incorpore inteligencia artificial y aprendizaje automático.

Las ventajas del procesamiento de documentos

El 80 % de los datos empresariales no están estructurados, aunque esta información resulta crucial en una gran cantidad de procesos empresariales. Convertir estos archivos a un formato digital y categorizar correctamente la información extraída aporta numerosas ventajas: aumenta la competitividad de la empresa, mejora la experiencia del cliente y proporciona información más relevante.

Estas son algunas de las ventajas que ofrece el procesamiento de documentos:

  • Optimización de costes: Recuperar información a partir de documentos no estructurados es un proceso costoso. Organizar los datos facilita recuperar información mucho más rápidamente, ahorrándole muchas horas de trabajo.
  • Accesibilidad: El procesamiento inteligente de documentos con un sistema de categorización permite que la información resulte accesible para las empresas, de modo que puedan operar con mayor precisión.
  • Prevención de errores: El procesamiento de documentos garantiza coherencia y precisión, por lo que los datos que extrae son de mayor utilidad.
  • Aumento de la productividad: El procesamiento automatizado de documentos mediante OCR e IDP resulta más rápido que el análisis manual. No hay duda de que la velocidad desempeña un papel crucial en cualquier proceso de migración de datos. Por ejemplo, las reclamaciones de seguros se pueden procesar mucho más rápido si se cuenta con un sistema eficiente de procesamiento de documentos.
  • Integración de datos optimizada: El procesamiento de documentos funciona bien con distintas plataformas, como los CRM y las bases de datos.

Las ventajas que comporta procesar e integrar datos a partir de documentos no estructurados resultan claras; sin embargo, muchas empresas siguen descuidando la digitalización de sus registros. ¿Por qué?

La mayoría de los sistemas OCR son complicados. Simplemente se encargan de capturar el texto y no hacen nada por organizar y contextualizar los datos. Si el software que usa para el procesamiento de documentos tan solo los digitaliza, necesitará que algún empleado le ayude para analizar la información y organizar a mano los datos extraídos.

El método híbrido con participación humana, aplicado al procesamiento de documentos

Originalmente, el OCR se diseñó para leer texto negro sobre fondo blanco con la ayuda de un escáner de superficie plana. Por lo tanto, si lo que desea hacer es extraer campos con los datos clave a partir de documentos de identidad que contienen fuentes pequeñas y fondos a color, le hará falta un software más inteligente. Aquí es donde el método híbrido con participación humana resulta extremadamente útil.

El método híbrido con participación humana representa una nueva forma de entender la captura de datos. En lugar de limitarse a convertir documentos a formatos accesibles y legibles, este método compensa las carencias tradicionales del OCR.

Dificultades que plantea el OCR tradicional

Aunque el clásico sistema OCR suele ser la primera opción a la hora de capturar datos, puede resultar frustrante cuando los datos extraídos carecen de sentido. Pasar un documento por software OCR no implica que el resultado vaya a ser perfecto.

Estos son algunas de las dificultades que plantean los sistemas OCR tradicionales:

  1. Proceso lento. El OCR tradicional consiste principalmente en convertir documentos en texto. Sin embargo, la mayoría del software OCR no ofrece una precisión absoluta, lo que implica que la información extraída necesita ser verificada dos veces. Así, se ralentiza todo el proceso y se pierde la ventaja que se supone conlleva adoptar una solución digital.
  2. Falta de escalabilidad. Los sistemas OCR requieren grandes cantidades de recursos técnicos y humanos. Consume enormes cantidades de memoria y requiere una gran velocidad de procesamiento, lo que ralentiza todo el sistema. Así, resulta más difícil procesar grandes volúmenes de documentos. Por añadidura, el OCR no es muy preciso, lo que genera errores que requieren una revisión manual.
  3. Las herramientas OCR tradicionales no tienen la capacidad de procesar documentos en diferentes formatos. Por ejemplo, un OCR puede leer solo texto impreso y no será capaz de leer documentos escritos a mano. No es lo suficientemente flexible para notar los pequeños matices que tiene el documento.
  4. Algunas plataformas OCR no pueden leer texto que utilice fuentes y tamaños de letra diferentes. A veces no son capaces de entender diferentes tamaños de fuente en la misma línea. También hay soluciones OCR que no son capaces de leer tablas, tanto con bordes como sin ellos, lo que aumenta el riesgo de que se produzcan errores inesperados y dé como resultado más trabajo para su personal.
  5. Los sistemas OCR convencionales no son capaces de eliminar imperfecciones tales como espacios negros o valores innecesarios, que dan como resultado imprecisiones e interpretaciones dudosas.

Con todos estos defectos, hay grandes posibilidades de que la precisión y la calidad del resultado se vean comprometidas en los sistemas OCR tradicionales. Como consecuencia, una plataforma OCR convencional resulta impredecible y podría complicar aún más sus procesos empresariales.

Cómo funciona el método híbrido con participación humana

El método híbrido con participación humana se sirve de la captura de datos cognitivos junto con un proceso con intervención humana, lo que aumenta la precisión de los resultados. Resalta la diferencia entre el texto extraído sin más de un documento y la información recopilada y organizada a partir de un archivo.

Esta técnica permite capturar datos de forma eficaz y fiable a partir de documentos no estructurados, y los transforma en información estructurada que se puede utilizar para tomar decisiones informadas.

En lugar de depender simplemente de un sistema basado en el diseño del documento, el método híbrido con participación humana extrae datos a partir de archivos no estructurados en función del área de conocimiento sobre la que tratan y también en base a información semántica contextual. Así, no se basa únicamente en el tipo, contenido, diseño e idioma de un documento. La técnica se sirve del aprendizaje automático para comprender y capturar datos a partir de patrones semánticos obtenidos del documento. Acto seguido, estos patrones se analizan en diferentes dominios y diseños.

Ventajas del método híbrido frente al OCR tradicional

Recientemente, el OCR ha evolucionado de una manera sorprendente. En lugar de servirse de la plataforma OCR tradicional, en la actualidad se diseña utilizando tecnologías de aprendizaje automático basadas en inteligencia artificial. La buena noticia es que estas nuevas tecnologías no se limitan a los sistemas de correspondencia de caracteres basados en reglas que utiliza el software OCR existente.

Mediante el aprendizaje automático, los algoritmos están entrenados para aprender a pensar por sí solos. En lugar de limitarse a un número fijo de conjuntos de caracteres, estos programas OCR evolucionados acumulan conocimientos y aprenden a reconocer diferentes tipos de caracteres.
Las dificultades que entraña el reconocimiento de caracteres llevan tiempo cegando a las empresas ante el hecho de que la digitalización sin más no constituye el objetivo final al usar el OCR. No se trata de convertir simplemente texto analógico a formatos digitales: lo que las empresas necesitan es convertir el texto analógico en información digital.

Es por eso que muchas empresas están mirando más allá del aprendizaje automático y, en la actualidad, están recurriendo al método híbrido con participación humana. En este proceso, los algoritmos ya no tienen que depender de patrones históricos para determinar la precisión del resultado.

Con el OCR híbrido con participación humana, las empresas que escanean sus documentos obtienen algo más que simples versiones digitales de los archivos: obtienen acceso instantáneo al significado del texto que contienen esos documentos. Esos datos pueden llevar a descubrir información que vale millones o miles de millones de euros y que, al mismo tiempo, permite ahorrar tiempo y minimizar los gastos.

Por fin, el OCR se está alejando del sistema limitado a la visualización y correspondencia de caracteres. Impulsado por el método híbrido con participación humana, está entrando en una nueva fase en la que es capaz de reconocer el texto escaneado y, a continuación, darle sentido.

Una experiencia del cliente mejorada

Los recientes avances en el OCR también han tenido un impacto muy positivo a la hora de mejorar la experiencia del cliente. Estos avances permiten a las empresas que operan en Internet adquirir de forma sencilla los datos de los clientes al tiempo que mantienen los niveles de precisión que necesitan. A continuación, se describen algunos puntos que ilustran cómo el OCR brinda la mejor experiencia del cliente posible.

Adquisición de datos más rápida

El contenido no estructurado supone un gran problema cuando se trata de recuperar los datos de los clientes. Cuando no se cuenta con un sistema capaz de guardar los datos de los clientes en formato digital y de organizar varios archivos en una base de datos, la recuperación de datos resulta lenta. El OCR es una de las mejores soluciones para gestionar archivos y formatos mal organizados.

El OCR le ayuda a ahorrar tiempo a la hora de estructurar a mano su contenido, al tiempo que aumenta la productividad permitiendo una adquisición de datos más rápida, fiable y precisa. Los OCR modernos ofrecen incluso mejores perspectivas respecto a la adquisición de datos mediante el escaneo a través de una base de datos de información bien organizada.

Percepción precisa

Cuando hablamos de la experiencia del cliente, la precisión de los datos es tan importante como la legibilidad. Las palabras extraídas pueden ser legibles, pero puede que carezcan de contenido significativo, lo que hace que los datos no tengan sentido.

Servicios y ofertas mejorados

Con el OCR, las empresas digitales pueden ofrecer a sus clientes servicios personalizados que respondan mejor a sus intereses particulares. El uso de soluciones basadas en OCR permite a las empresas ofrecer contenido orientado al cliente, estructurando los datos del usuario en carpetas organizadas y formatos específicos. Por ejemplo, los restaurantes pueden proporcionar sugerencias de menú a los clientes que repiten en función de los pedidos anteriores.

Dado que el OCR mejora la extracción de datos, es más fácil obtener información de identificación personal a partir de los documentos del cliente. Ayuda a completar las primeras fases del proceso de incorporación del cliente y ofrece a los clientes una experiencia de uso sin complicaciones.

Registro médico

El OCR es una herramienta muy usada a la hora de mantener registros digitales de los pacientes en el sector sanitario. En la actualidad, numerosos centros médicos lo utilizan para recuperar fácilmente los datos de los pacientes en la base de datos del hospital. Además, permite realizar un diagnóstico más preciso de las condiciones médicas subyacentes del paciente. El personal autorizado y los doctores pueden acceder rápidamente a distintos tipos de información, como la historia clínica, las visitas anteriores al hospital o a la clínica y los tratamientos previos.

Verificación de identidad en línea

El OCR resulta útil a aquellos proveedores de servicios de verificación de identidad en línea que trabajan en distintos tipos de sectores, como los juegos electrónicos, el comercio electrónico y la venta al por menor entre otros. Estas empresas en línea están obligadas por ley a verificar la identidad de sus clientes al registrarlos, y siguen una serie de procedimientos y políticas internacionales, como, por ejemplo, el procedimiento «Conozca a su cliente» (KYC, por sus siglas en inglés) o las prácticas contra el blanqueo de capitales (AML) para evitar robos de identidad.

La tecnología permite extraer de forma rápida y precisa datos de los documentos utilizados para validar la identidad del cliente. Proporciona un medio seguro para registrar a usuarios auténticos en una empresa y hace que la experiencia global del cliente se desarrolle sin contratiempos.

Informes simplificados para los contadores de las compañías de servicios públicos

Con las soluciones OCR, las empresas de servicios públicos ya no tienen que visitar las casas de los consumidores para llevar a cabo las lecturas y registrarlas a mano. Esto resulta particularmente útil durante la pandemia, en la que la comunicación cara a cara está limitada. Con las modernas soluciones OCR, los consumidores no tienen más que escanear las lecturas del contador con sus teléfonos y enviar los resultados generados mediante OCR a la empresa proveedora.

¿De qué forma mejora el OCR los procesos empresariales?

El OCR aumenta la productividad y consigue mejorar la precisión de los datos y reducir el tiempo de procesamiento.

Cuando las empresas usan el OCR, aumentan la eficiencia operativa y se aseguran de que todos los clientes estén satisfechos con los servicios prestados. Con esta tecnología, consiguen mejorar los procesos empresariales al hacer que el contenido no estructurado sea accesible y resulte posible hacer búsquedas en él.

La capacidad de leer texto en imágenes permite extraer información valiosa de esas partes del documento y usarla para tomar mejores decisiones. A continuación, se indican algunas de las formas en las que el OCR puede mejorar sus procesos empresariales:

1. Acceso sencillo

Las empresas que utilizan el OCR mejoran la accesibilidad de los datos de los consumidores que se introducen en sus sistemas. Dado que los archivos permiten buscar texto gracias al procesamiento OCR, las empresas y los administradores de datos pueden recuperar fácilmente información específica. Cribar una base de datos resulta mucho más sencillo cuando puede refinar las búsquedas.

2. Ahorro de tiempo

A diferencia de los sistemas tradicionales, el procesamiento mediante OCR mejora la experiencia del usuario, ya que elimina la necesidad de que las empresas y organizaciones tengan que introducir datos a mano. Es mucho más rápido abrir un archivo digital que intentar encontrar un documento impreso entre la pila de documentos que lleva años acumulando. Si trabaja en contratación de personal, el OCR facilita la tarea de buscar el currículum de un candidato específico entre cientos de solicitudes.

3. Servicio al cliente mejorado

Los agentes del servicio de asistencia al cliente pueden acceder fácilmente a la información relacionada con cada cliente, incluso cuando reciben llamadas entrantes. Permite al agente personalizar la conversación en función de la información relativa a cada cliente. Por ejemplo, si un cliente llama para solicitar asistencia técnica sobre un producto que ha comprado, el agente puede ayudarle de la forma adecuada si conoce el modelo, el número de serie o el tipo de producto en cuestión. Si esta información se guarda en formato digital, el agente puede acceder a ella rápidamente, lo que mejora la experiencia general del cliente.

4. Usabilidad de datos

El OCR le permite convertir fácilmente cualquier archivo a cualquier formato digital editable, como Microsoft Word o Excel. Acto seguido, la información que ha extraído el software OCR está lista para usarla como desee. Por ejemplo, la información que aparece en formularios y encuestas puede utilizarse inmediatamente para analizarla.

5. Rentable

El OCR es una solución rentable y le permite ahorrar una cantidad considerable de dinero. En lugar de contratar empleados para introducir y gestionar los datos, todo lo que necesita es invertir en un software OCR o bien externalizarlo a un proveedor de servicios fiable.

6. Mejora de la productividad

Numerosas empresas utilizan el OCR para automatizar los flujos de trabajo, lo que mejora la productividad general: acelera el procesamiento de documentos, ya que todo está disponible en formato digital. Respecto a la gestión de facturas, por ejemplo, el equipo de contabilidad puede organizar y recuperar fácilmente la información financiera, ya que todos los datos se encuentran en un mismo lugar. Asimismo, optimiza la entrada y categorización de datos para procesos empresariales complejos, como las reclamaciones de seguros

7. Velocidad

Gracias al OCR, las organizaciones pueden convertir contenido no estructurado en datos en los que se pueden realizar búsquedas, lo que les permite ahorrar horas en recuperar datos. Por ejemplo, a los empleados de contabilidad les resultará mucho más fácil encontrar información sobre facturas o nóminas que cuando tienen que buscarla en documentos impresos. Si está buscando un número de factura específico, tan solo tiene que presionar CTRL+F o Comando+F para dar con él, con lo que se ahorrará la molestia de tener que rebuscar entre la pila de facturas y comprobarlas una a una.

8. Precisión

Las empresas necesitan datos precisos a la hora de tomar decisiones estratégicas. Por ejemplo, los documentos financieros deben revisarse a fondo antes de decidir si la empresa desea expandirse o contratar nuevos empleados. Si hay datos incorrectos en los documentos que se están revisando, podría afectar enormemente a la empresa.

9. Mejores ofertas y servicios

La extracción automática de información valiosa a partir de contenido no estructurado garantiza que los clientes interactúen con las empresas de una forma más inteligente. En el sector de los seguros, por ejemplo, las reclamaciones pueden presentarse en diferentes formatos. Con la ayuda del OCR, toda esta información se puede recopilar en un documento coherente. La posibilidad de realizar búsquedas en este contenido permite a las empresas acceder a los datos que necesitan.

10. Almacenamiento en la nube

Hoy en día, las empresas movilizan todos sus datos y los almacenan en una nube en lugar de utilizar soluciones convencionales para el almacenamiento de datos. La ventaja que tiene almacenar documentos en la nube es que permite acceder a la información desde cualquier parte del mundo. Los empleados pueden colaborar incluso si se encuentran en ubicaciones diferentes.

¿Qué sectores se benefician más del OCR?

El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es una de las tecnologías más recientes que ha encontrado distintas aplicaciones en todas las vertientes del sector. Permite a las empresas ahorrar una gran cantidad de recursos, como tiempo y mano de obra.

Gracias al OCR, se puede digitalizar un gran volumen de documentos impresos en diferentes idiomas y formatos y convertirlo en texto que pueden leer las máquinas. Asimismo, el software permite que los datos que antes resultaban inaccesibles estén disponibles para cualquier persona con tan solo hacer clic.

Banca

Junto con otros sectores como el de seguros y valores, la industria financiera es una entusiasta del OCR. El uso más común que se le da es para gestionar los cheques. Un cheque escrito a mano se suele escanear para después convertirse a texto digital. A continuación, se verifica la firma y el cheque se autoriza en tiempo real. Todos estos pasos cuentan con participación humana.

Aunque se ha logrado una precisión cercana al 100 % para los cheques impresos, aún estamos lejos de conseguir los mismos resultados con los cheques escritos a mano. Sin embargo, gracias al aprendizaje profundo asistido por IA que se aplica al OCR para la escritura a mano, no pasará mucho tiempo antes de que esto se convierta en realidad. Los plazos reducidos a la hora de aprobar cheques suponen una ventaja para todo el mundo, desde el pagador hasta el banco, pasando por el beneficiario.

Jurídico

Hay muy pocos sectores que generen tanto papeleo como el jurídico. Declaraciones juradas y de otros tipos, juicios, expedientes, testamentos y otros documentos legales son la prueba de que, en el sector jurídico, los documentos impresos lo son todo. Con la ayuda del OCR, estos archivos se digitalizan, se almacenan, se indexan, se incluyen en una base de datos y se convierten a un formato apto para realizar búsquedas. En un sector que depende en gran medida de la jurisprudencia, poder acceder rápidamente a los documentos jurídicos de millones de casos pasados constituye, sin duda, una gran ventaja.

Asistencia sanitaria

La asistencia sanitaria es otro sector que aprovecha al máximo el OCR. Poder tener todo el historial clínico de los pacientes en una plataforma digital centralizada permite tener en un solo lugar información relativa a enfermedades pasadas, tratamientos previos, pruebas de diagnóstico, registros hospitalarios y pagos de seguros entre otros datos médicos. En lugar de tener que guardar archivos de informes, radiografías y otros documentos, resulta mucho más cómodo administrar toda la base de datos.

Viajes

El software OCR está haciendo que le resulte más sencillo viajar, y ni siquiera se da cuenta de ello. La mayoría de los aeropuertos, puertos marítimos y estaciones de autobús utilizan el OCR para las aplicaciones, la seguridad y el almacenamiento de datos. Desde escanear el pasaporte hasta almacenar su información personal mientras reserva un vuelo, todas estas funciones están equipadas con tecnología OCR.

El uso de software OCR para procesar formularios es un sistema fiable para reducir los errores humanos, ya que el software OCR puede leer y escribir de forma mucha más precisa que las personas. Hay cientos de aplicaciones que utilizan OCR en el sector de los viajes y del turismo.

Gobierno

Otro de los sectores que dependen de documentos impresos es el gubernamental. Los ciudadanos necesitan rellenar un formulario para cada transacción que realizan, como solicitar una licencia u obtener un certificado. El software OCR facilita enormemente a los departamentos de la administración pública la tarea de recopilar información a partir de estos formularios.

El OCR también se ha encargado de cambiar la forma en que millones de ciudadanos acceden a los documentos gubernamentales. Algunos procesos, como los de voto, de registro y de búsqueda de información también han evolucionado debido al OCR.

Industria alimentaria

La tecnología del software OCR ayuda a la industria alimentaria de muchas maneras distintas. Mediante el uso de algoritmos de procesamiento de imágenes OCR y de procesamiento informático, los restaurantes pueden digitalizar sus menús en cuestión de minutos. Esto resulta bastante útil a los restaurantes que dependen en gran medida de los servicios de entrega a domicilio durante la presente pandemia.

Aparte de esto, el OCR también se utiliza en:

  • Recepción de ingredientes o materias primas
  • Seguimiento de la producción en tiempo real
  • Precisión y legibilidad de los códigos de fecha
  • Verificación de la fecha de caducidad
  • Verificación de etiquetas
  • Colocación de etiquetas, calidad y gestión de marcas
  • Gestión automatizada de los datos de almacenamiento, recogida y envío
    Devoluciones rápidas de productos y reembolsos a clientes

Externalización del OCR

El OCR desempeña un papel fundamental a la hora de organizar y digitalizar sus documentos. Es la forma más fácil de dar formato a los datos con tipos de archivo fáciles de recuperar y de usar, con una cantidad de errores mínima o inexistente. Sin embargo, requiere una gran cantidad de tiempo y mano de obra, especialmente si se hace a mano.

En lugar de dedicar horas a gestionar datos, la mayoría de las empresas prefieren delegar la tarea a un proveedor de servicios profesional que se encargue del procesamiento de los documentos, que les permita ahorrar tiempo y dinero para que puedan centrarse en las operaciones empresariales fundamentales.

Estos son algunos de los servicios comunes de OCR que normalmente se externalizan a proveedores:

  • Servicios de limpieza de OCR: Consisten en la corrección o sustitución de caracteres que el software OCR no lee correctamente. Estas tareas se llevan a cabo comparando el documento físico real con los archivos escaneados.
  • Digitalización de documentos: Conversión de documentos físicos a un formato digital para que resulten fáciles de conservar, replicar, compartir y recuperar.
  • Servicios de escaneo de documentos: Conversión de documentos impresos grandes y complejos a imágenes digitales.
  • Servicios de conversión de OCR: Convierte la información de los archivos impresos a un formato electrónico.

Ventajas de externalizar servicios de OCR

  • La externalización de los servicios de escaneo de documentos ayuda a reducir el tiempo de inactividad y los recursos invertidos en digitalizar y organizar los documentos para que la empresa pueda centrar toda su atención en sus áreas de negocio principales.
  • Los documentos se pueden transformar a varios formatos, como PDF, HTML, Microsoft Word y Excel entre otros.
  • La externalización del procesamiento de documentos permite a las empresas ahorrar en costes generales. No es necesario contratar a ningún empleado nuevo, pagarle prestaciones y un salario a tiempo completo. Además, puede escalar sin complicaciones los servicios de OCR según sus necesidades.
  • El OCR facilita la colaboración, ya que los archivos digitalizados son más fáciles de compartir con otros empleados o miembros del equipo.
  • La externalización de los servicios de OCR constituye un paso progresivo en pos de la transformación digital, y acabará siendo indispensable para que las empresas o los distintos sectores crezcan.
  • Mayor precisión.

La externalización de los servicios de procesamiento de documentos mediante OCR en el sector empresarial es de suma importancia, ya que mejora la eficiencia de la empresa, algo que, con el tiempo, llevará al crecimiento del negocio. Se trata de una potente herramienta que puede utilizar cualquier tipo de empresa, sea cual sea el ámbito en el que trabajan.

Factores que tener en cuenta al externalizar el procesamiento de documentos

Si desea externalizar el procesamiento de documentos, no puede elegir sin más un proveedor de servicios al azar. Existen determinados factores que debe tener en cuenta para no tener que arrepentirse en el futuro. Estos son los aspectos que debe tener en cuenta a la hora de planificar la búsqueda de los mejores servicios de OCR:

Herramientas y tecnologías

Dado que la digitalización es cada vez más popular en distintos sectores y ubicaciones, el uso de tecnologías y herramientas avanzadas se convierte en imprescindible si se aspira a gestionar los procesos de forma eficiente. Aunque pueden costar una fortuna, los socios proveedores de servicios externalizados pueden permitirse estas herramientas, ya que se trata de su inversión principal. Así que, antes de elegir un proveedor de servicios, conozca el proceso que siguen y el software que utilizan para saber el grado de profesionalidad de su servicio.

Estos son algunos de los sistemas de gestión de documentos más populares que utilizan los proveedores de servicios externalizados:

  •  pCloud
  • HubSpot
  • Alfresco
  • LogicalDOC
  • Feng Office
  • Nuxeo
  • KnowledgeTree
  • Seed DMS
  • Casebox
  • MasterControl Documents
  • M-Files
  • Worldox
  • Dokmee
  • Ademero

Escalabilidad

La escalabilidad es un factor importante que se debe tener en cuenta, ya que afecta directamente a la productividad de los recursos. Su socio proveedor de servicios externalizados debe ser capaz de gestionar correctamente los períodos con picos de trabajo y de ofrecer la misma calidad durante las temporadas de escasez, algo que solo resulta posible cuando el proveedor de servicios externalizados cuenta con suficientes recursos y activos. Su proveedor de servicios externalizados debe ser capaz de ofrecer servicios o paquetes personalizados que se adapten a sus necesidades específicas.

Servicios ofrecidos

Aunque muchos proveedores externos ofrecen servicios especializados, lo ideal sería que proporcionasen soluciones integrales para sus datos. Estos son algunos de los servicios más comunes que ofrecen los proveedores de procesamiento de documentos:

  • Escaneo de documentos
  • Entrada de datos
  • Validación de datos
  • Indexación de archivos
  • Captura de datos
  • Verificación de datos
  • Guardado/transferencia/archivo
  • Procesamiento de facturas
  • Servicios de minería de datos
  • Procesamiento de cheques
  • Procesamiento de encuestas

Formatos ofrecidos

Cuando necesite convertir datos, valore externalizar el servicio a un socio capaz de proporcionar varios formatos. De lo contrario, tendrá que trabajar con varios socios de servicios externalizados para obtener el mismo documento en diferentes formatos, lo que dará lugar a incoherencias en los datos y supondrá un riesgo importante para la privacidad.

La mayoría de los proveedores de servicios externalizados pueden procesar documentos de distintos orígenes, como almacenados en la nube, archivos adjuntos de correo electrónico, FTP y multimedia (DVD, unidades flash o externas). Una vez obtenidos, llevan a cabo la indización/recopilación de metadatos, la clasificación de los documentos, el OCR del texto completo, dan formato a los archivos, mejoran las imágenes y convierten el resultado a TIFF, JPG, PDF, PNG y otros formatos comunes.

Estándares de calidad

Un socio proveedor de servicios externalizados con experiencia y gran reputación ofrecerá siempre calidad en sus servicios. Compruebe los estándares de calidad existentes para asegurarse de recibir la mejor información relativa a la calidad.

Medidas de seguridad

La privacidad de los datos se ha convertido en un asunto crucial para sobrevivir en un mercado tan competitivo. Dado que las empresas gestionan una gran cantidad de información, debe asegurarse de que el proveedor que haya elegido cuenta con estrictas medidas de seguridad en línea para proteger sus datos.

Tiempo de respuesta

Es importante recibir el resultado final a tiempo para que pueda evaluar la calidad. Por lo tanto, debe tener bajo control el tiempo de respuesta que le garantice el socio proveedor de servicios externalizados. Una vez que haya acordado los plazos, deben asegurarse de que el proveedor entrega datos de calidad respetándolos.

Costes derivados

La externalización se considera la forma más rentable de completar procesos empresariales, aunque también debe asegurarse de que obtiene el servicio de calidad que necesita. Idealmente, tiene que buscar un proveedor de servicios externalizados que le proporcione el servicio de la mejor calidad posible al mejor precio. Sin embargo, esto no implica que tenga que quedarse con los más baratos.

Acerca de DocDigitizer

DocDigitizer es una tecnología vanguardista de OCR cognitivo y basado en aprendizaje automático que facilita la captura de datos de forma eficaz y fiable a partir de documentos no estructurados. Tras capturar los datos, los documentos se transforman en información accesible y estructurada que pueden utilizar las empresas.

Esta plataforma de captura de datos consigue optimizar la estructura de costes directos y permite a las organizaciones dedicar su personal a trabajar en tareas que aporten valor añadido. Reduce los plazos de entrega de la información y aumenta la calidad de los datos en áreas que inciden especialmente en el balance económico. Con DocDigitizer, las empresas pueden crecer sin que con ello aumenten sus gastos operativos en áreas fuera de sus operaciones principales.

¿En qué se diferencia DocDigitizer de otros OCR?

El funcionamiento de la mayoría de los OCR consiste simplemente en extraer los datos de las imágenes. A diferencia de la mayoría de las tecnologías de extracción de datos o de otros motores OCR, el motor de captura de datos de DocDigitizer, impulsado mediante aprendizaje automático, es capaz de comprender y capturar información a partir de los patrones semánticos disponibles en el documento. A continuación, generaliza esos patrones en diferentes dominios y diseños.

DocDigitizer imita la forma de trabajar de la mente humana, teniendo en cuenta la información semántica y estructural y utilizándola para poder ofrecer un sistema de captura de datos con una precisión inigualable.

Otras Características:

  • Partner Ready: DocDigitizer desvela oportunidades sorprendentes para socios, como, por ejemplo, integradores, RPA, ERP, KYC/AML y cualquier escenario de transformación digital.
  • Sin configuración: No requiere configuración inicial ni infraestructuras, cuotas de licencia o implementaciones problemáticas.
  • Pago por documento: Una estructura de pago flexible basada en costes por documento. No se requieren pagos mínimos.
  • Escalado rápido: Empiece a pequeña escala. Aumente o disminuya el uso instantáneamente.
  • Precisión cercana al 100 %: Mucho más precisa que el OCR y la captura de datos. DocDigitizer seleccionará los datos extraídos y los validará por usted.

Obtenga más información sobre las diferencias entre DocDigitizer y el software OCR tradicional descubriendo cómo funciona nuestro sistema.

Si desea obtener más información sobre el procesamiento de documentos, descargue nuestro libro electrónico gratuito.

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