Fakturierung und digitale Transformation

In einer Umfrage unter Unternehmen, die jährlich mehr als 350.000 Rechnungen bearbeiten, waren 32 % der verspäteten Zahlungen und 36 % der Anrufe von Lieferanten auf Fehler in Rechnungen zurückzuführen. Rund 3,6 % der Rechnungen, die manuell erstellt werden, enthalten eine Eingabefehler. Die Zahlen zeigen, dass eine ineffektive papierbasierte Bearbeitung von Rechnungen einer der unangenehmsten und heikelsten Workflows in Unternehmen ist.

Aus diesem Grund müssen Unternehmen ihre Strategie für den Einsatz von Technologie zur Verbesserung ihrer Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (VLuL) überdenken. Unternehmen sollten eine umfassende digitale Transformation ihres gesamten Workflows in Betracht ziehen, um mit den steigenden betrieblichen Anforderungen Schritt zu halten.

So lassen sich zum Beispiel durch eine Automatisierung viele der Fallstricke bei der manuellen Bearbeitung durch den Einsatz moderner Computertechnik beseitigen. Es ist nicht verwunderlich, dass 65 % der Unternehmen, die ihre Prozesse für VLuL noch nicht automatisiert haben, dies innerhalb von zwei Jahren nachholen möchten.

Gründe für die digitale Transformation in der Fakturierung

Die digitale Bearbeitung von Rechnungen ist ein automatischer Prozess für die Finanzbuchhaltung. Das bedeutet, dass alle eingehenden Rechnungen in ein digitales Format umgewandelt und analysiert werden. Das Verfahren ist genau: Sie können Fehler sofort erkennen und korrigieren. Manuelle Abläufe werden minimiert oder entfallen sogar ganz: Ihre Geschäftsabläufe sind effizienter.

Keine verloren gegangenen Rechnungen

Die manuelle Rechnungsstellung ist fehleranfällig und das verursacht eine ineffiziente Buchführung. Darüber hinaus sind Pünktlichkeit und Planmäßigkeit aufgrund der hohen Anzahl an Rechnungen, die bearbeitet werden müssen, bei der manuellen Bearbeitung von Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen selten. Allein für die Nachverfolgung von papierbasierten Dokumenten braucht man sehr viel Personal und Zeit.

Verloren gegangene Rechnungen sind ein potenzielles Problem bei der manuellen Rechnungsstellung, das unnötige Gebühren aufgrund verpasster Zahlungsfristen verursacht. Der Grad der Desorganisation in manuellen Abläufen für VLuL verursacht erhebliche Verzögerungen, durch die die Gesamtproduktivität Ihres Teams beeinträchtigt wird. Bis zu 37 % des Personals verbringt 4 bis 8 Stunden mit der Lösung von Problemen in Verbindung mit der Kreditorenbuchhaltung. Das führt zu verspäteten Zahlungen, die sich auf Ihre Kundschaft und Geschäftspartner auswirken.

Ihre Geschäftsbeziehungen verschlechtern sich, wenn verspätete Zahlungen zu einem Muster werden. Langfristig schädigen Sie so Ihren Ruf und haben Gewinneinbußen zu verzeichnen.

Allerdings können Sie diese Herausforderungen meistern, wenn Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung mit intelligenten Lösungen ausstatten. Die elektronische oder digitale Rechnungsstellung setzt Robotic Process Automation (RPA) ein, um eine genaue Dateneingabe, nahtlose Datenextraktion und Datenspeicherung zu gewährleisten.

fakturierung

Mit einer automatisierten Rechnungsstellung können Ihre Mitarbeiter für die Kreditorenbuchhaltung Zahlungen mit nur wenigen Klicks sicher und mit hoher Genauigkeit abschließen. Redundante Prüfungen entfallen und Sie sparen Zeit und Kosten.

Ihr Unternehmen erwirbt den Ruf, Rechnungen pünktlich zu bezahlen und finanziell verantwortlich zu handeln. Mit einem derartig bestehenden Vertrauensverhältnis kann Ihr Unternehmen die Zusammenarbeit mit seinen Lieferanten fortsetzen und seine Geschäfte wie gewohnt weiterführen, und das auch in einer Finanzkrise oder wenn Sie einen Kredit benötigen.

Rechnungen sind wichtige Dokumente, mit denen die meisten Unternehmen die Einhaltung von Steuervorschriften nachweisen können. Mit der elektronischen Rechnungslegung reichen Unternehmen Unterlagen online ein, wo sie leicht aufgerufen werden können. Eine Steuerprüfung kann so problemlos durchgeführt werden. Gegenüber der Anmietung von Lagerräumen, in denen Unterlagen leicht verlegt werden können, ist dies eine enorme Verbesserung.

Mehr Produktivität und Zufriedenheit für Ihr Personal

Mit einer automatisierten Rechnungsstellung kann die Buchhaltung schneller Entscheidungen treffen und hat mehr Zeit für die Liquiditätsplanung und andere strategische Aufgaben. Da die Anzahl der wiederkehrenden Geschäftsabläufe reduziert wird, ist der gesamte Prozess von der Bestellung bis zur Bezahlung kürzer, genauer und effizienter. Ihr Unternehmen profitiert von Skonti und anderen Vorteilen.

Außerdem kann dieselbe administrative Arbeit mit einem niedrigeren Vollzeitäquivalent (VZÄ) erledigt werden. Mitarbeiter können sich eher auf lohnendere Aufgaben konzentrieren und genau das führt zu mehr Produktivität und Rentabilität. Ihr Personal kann beispielsweise nach Rabatten von verschiedenen Anbietern suchen.

Die Zusammenarbeit bei der Bestätigung von Daten, das Klären von Fragen und das Beseitigen von Ungenauigkeiten sowie die Zusammenarbeit in Echtzeit an gemeinsamen Dokumenten unterstützt die Rationalisierung von Prozessen. Es wird keine Zeit aufgrund unnötiger Verzögerungen durch Mitarbeiter verschwendet. Die Arbeit von Personal im Homeoffice wird ebenfalls erleichtert, da die Kreditorenbuchhaltung auch remote erledigt werden kann.

Mehr Komfort und Effizienz führen zu weniger Frustration und Streitigkeiten. Das Arbeitsumfeld ist viel friedlicher und Ihr Personal zufriedener. Darüber hinaus kann die Belegschaft zum weiteren Wachstum des Unternehmens beitragen, wenn sie nach Verbesserungen für die Kreditorenbuchhaltung suchen.

Automatisierung für mehr Produktivität Ihrer Belegschaft

Es ist normal, dass Ihre Mitarbeiter der Automatisierung skeptisch gegenüber stehen, denn sie befürchten, ersetzt werden zu können. Studien zeigen jedoch, dass die Technologie eher ein Hilfsmittel ist, das Ihre Mitarbeiter nicht ersetzt, sondern mit dem die Produktivität Ihrer Belegschaft gesteigert werden kann. Eine bei Paradigm Electronic, einem kanadischen Elektronikhersteller, durchgeführte Umfrage ergab, dass die Gesamteffizienz des Betriebs durch Automatisierung verbessert wurde. Das Unternehmen hat das Schleifen und Polieren von Lautsprechern mit Robotern automatisiert, was die Produktivität um 50 % gesteigert hat. Arbeitsplätze wurden keine gestrichen, da Mitarbeiter, die zuvor manuelle Aufgaben übernommen hatten, nun die Roboter programmieren.

Analog dazu hat eine Studie des American Productivity and Quality Center (APQC) ergeben, dass Unternehmen mit der Bearbeitung von Rechnungen viel Geld verlieren. Einige Unternehmen geben beispielsweise durchschnittlich 12,44 $ pro Rechnung aus. Auf der anderen Seite zahlen Unternehmen mit besseren Systemen durchschnittlich nur 4,98 $. APQC fand heraus, dass Branchen mit manueller Fakturierung höhere Lohnkosten haben. Man stellte auch fest, dass Unternehmen mit automatisierten Systemen niedrigere Bearbeitungs- und Betriebskosten verzeichneten.

Effiziente Fakturierung

Der Ablauf in der Kreditorenbuchhaltung umfasst mehrere Kontrollpunkte. Hierzu gehören zum Beispiel die Genehmigung von Ausgaben, die Erfassung im Hauptbuch, die Genehmigung von Rechnungen, Anfragen, die Aufbewahrung von Unterlagen, die Planung von Zahlungen sowie die Archivierung. Die Optimierung dieses Ablaufs kann ziemlich frustrierend sein, weil jeder Punkt geprüft werden muss. Mit der Digitalisierung von Rechnungen laufen diese Kontrollen reibungsloser und schneller ab.

Als Beispiel nehmen wir eine Einzelhandelskette, die eine Partnerschaft mit Lieferanten eingegangen ist, um Zahlungen und Waren zum Ende jeden Monats zu verarbeiten. Ein solches Geschäft kann mit einer automatisierten Bearbeitung von Rechnungen viel Geld und Zeit sparen. Die Lieferanten müssen ihre Rechnungen nur über eine Website oder eine App hochladen und erhalten sofort eine Rückmeldung.

Mit der intelligenten Archivierung können alle erforderlichen Daten elektronisch und in Echtzeit an Führungskräfte und Prüfer übermittelt werden. Relevante Informationen werden sofort aus den digitalen Dokumenten extrahiert. So können Genehmigungen und Zahlungen innerhalb eines Tages oder sogar innerhalb weniger Stunden ausgeführt werden. Bei Fragen oder Problemen zum Rechnungsprozess liefert das Archiv transparente Daten.

Automatisierte Lösungen für die Rechnungsstellung umfassen Tools für die optische Zeichenerkennung (Optical Character Recognition, OCR), mit der Informationen gelesen und Daten erfasst werden. OCR ist ein vollautomatischer Prozess, der menschliche Fehler drastisch reduziert.

OCR reicht für die digitale Rechnungsstellung nicht aus

Allerdings gibt es immer Raum für Verbesserungen in der Technologie. Komplexe Rechnungen und eine uneinheitliche Formatierung gehören mit zu den größten Herausforderungen. Damit alles reibungslos funktioniert, kann es deshalb notwendig sein, dass Daten bereinigt und manuell eingegriffen werden muss.

Fortschrittliche Technologien wie die Dokumentenanalyse von DocDigitizer eignen sich besser als einfache OCR-Software, da sie Technik und menschliche Nachkontrolle kombinieren. Die Technologie ahmt den menschlichen Verstand nach, weil sie strukturelle und semantische Informationen berücksichtigt und diese Informationen zur Erfassung von Daten mit unübertroffener Genauigkeit anwendet. Darüber hinaus gibt es eine DocDigitizer Community, die rund um die Uhr arbeitet, um sicherzustellen, dass jedes Dokument korrekt ist.

Doch vor allem verbessert sich das System ständig, weil die Prüferinnen und Prüfer der maschinellen Lern-Engine von DocDigitizer neue Domains, Modelle und semantische Informationen beibringen. Durch diese kontinuierliche Optimierung wird die Technologie vertrauenswürdiger und zuverlässiger und kann Aufgaben ohne menschliche Beteiligung ausführen.

Wie automatisiert man die Bearbeitung von Rechnungen?

Unternehmen haben oft individuelle Bedürfnisse. Aus diesem Grund ist es wichtig, ein System für die automatisierte Bearbeitung von Rechnungen zu entwickeln oder einzusetzen, das den spezifischen betrieblichen Anforderungen gerecht wird.

Eine automatisierte Fakturierung eignet sich nicht für alle Unternehmen. Deshalb müssen Sie prüfen, ob Ihr Unternehmen für die Veränderung bereit ist. Wichtige Fragen:

  • Welche Abteilungen sind für die elektronische Rechnungsstellung zuständig?
  • Wer ist für den Übergangsplan zuständig?
  • Wurde Ihr Personal in den neuen Prozessen, Formaten und Änderungen geschult?

Mit dieser Checkliste können Sie die nächsten Schritte besser festlegen und so sicherstellen, dass die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung erfolgreich ist.

Die Einführung neuer Prozesse in einem Unternehmen birgt immer neue Herausforderungen. Aus diesem Grund sollten Sie sich an einen kompetenten Dienstleister wenden, der die betrieblichen Ressourcenplanungssysteme (ERP-Systeme) Ihres Unternehmens aufeinander abstimmt. Als nächstes sollte sich Ihr Unternehmen mit der neuen Technologie zur Erstellung von elektronischen Rechnungen vertraut machen. Buchprüfer sowie betroffene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten die Felder kennen, die optional sind bzw. ausgefüllt werden müssen.

Die Information von Interessengruppen wie z. B. Lieferanten und Kunden über die neuen Anforderungen sollte Vorrang haben, um in der Zukunft Probleme zu vermeiden. Dann sollten sie einen Plan ausarbeiten und einen Zeitrahmen festlegen.

Umgang mit menschlichen Fehlern bei der Fakturierung

Menschliche Fehler können – vor allem bei manueller Rechnungstellung – nicht vermieden werden. So sind beispielsweise schätzungsweise 16 % der verspäteten Zahlungen in den USA auf nicht korrekte Rechnungen zurückzuführen. Es gibt aber eine gute Nachricht: Eine automatisierte Bearbeitung von Rechnungen kann die Konsistenz, Genauigkeit, Transparenz, Rechnungslegungspflicht und Qualitätssteuerung von Rechnungen verbessern. DocDigitizer ist ein hervorragendes Beispiel für eine Technologie, mit der die Dokumentenverarbeitung mit 100 % Genauigkeit automatisiert wird.

Ein weiteres Beispiel für eine individuelle Lösung für manuelle Aufgaben, die mit viel Papierkram verbunden sind, also z. B. die Bearbeitung von Rechnungen, ist Robotic Process Automation (RPA). Mit dieser Lösung werden alle Rechnungstypen unabhängig vom Format gescannt und in durchsuchbare digitale Dateien konvertiert. RPA kann auch verschiedene Komponenten einer Rechnung erfassen, speichern und anschließend in einem ERP-System organisieren.

Die Software-Bots von RPA automatisieren die meisten Prozesse wie Dateneingabe, das Herunterladen von Rechnungen, den Abgleich von Fehlern und Feedback. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie RPA nutzen können, um Rechnungen vom Eingang bis zur Zahlung in nur wenigen Minuten zu bearbeiten.

1. Rechnungsüberwachung

Nach dem Set-up überwachen RPA-Bots kontinuierlich Ihre E-Mails auf neue Rechnungen oder spezielle Ordner, die von der Kreditorenbuchhaltung erstellt wurden. In der Regel werden Rechnungen als Bilder oder PDF-Dateien übermittelt. Die Bots leiten die erkannten Rechnungen zur Datenextraktion an den nächsten Schritt weiter.

2. Erfassung und Prüfung von Rechnungen

Mit Natural Language Processing (NLP) und Optical Character Recognition (OCR) können Bots Informationen in Rechnungen genau scannen. Nach der Erfassung der Informationen muss geprüft werden, ob die Rechnungen bestimmte Kriterien und Datensätze von Aufträgen erfüllen, wie z. B.:

  • Gegenkontrollen zur Vermeidung von Duplikaten.
  • Gegenprüfung der Rechnungen mit den Bestellungen.
  • Je nach den voreingestellten Grenzwerten für Unstimmigkeiten können die Bots die Rechnung verarbeiten oder ein Feedback an den Prüfer senden.
  • Prüfung der Rechnungen anhand der Vorschriften zur Umsatzsteuer.

3. E-Mail und Zahlungsbenachrichtigung

Bei Unstimmigkeiten schicken die RPA-Bots zur Korrektur eine E-Mail an die zuständige Belegschaft. Nach erfolgreicher Bearbeitung der Rechnung werden in Übereinstimmung mit den vordefinierten Regeln Benachrichtigungen an die Belegschaft oder den Lieferanten gesendet.

Anschließend wird eine automatische E-Mail an den Lieferanten gesendet, um den Eingang der Zahlung zu bestätigen. Auch der Arbeitgeber wird benachrichtigt, wenn die Zahlungsfrist abläuft, um Vertragsstrafen und verspätete Zahlungen zu vermeiden.

Die Zukunft der automatisierten Bearbeitung von Rechnungen: OCR und Deep Learning

Im Deep Learning hat sich die Art und Weise, wie Texte gelesen und Informationen aus Dokumenten extrahiert werden, enorm weiterentwickelt. Durch die Kombination von optischer Zeichenerkennung und Deep-Learning-Verfahren können Einzelpersonen und Unternehmen ganz einfach Dokumente digitalisieren, und das hat weniger Fehler, eine bessere Aufbewahrung und Protokollierung, eine einfachere manuelle Dateneingabe und schnellere Reaktionszeiten zur Folge.

Der OCR-Algorithmus umfasst drei grundlegende Schritte.

  1. Vorverarbeiten eines Bilds: Erkennen von wichtigen Kanten, Vereinfachen und den Umriss der Textzeichen definieren. Dieser OCR-Schritt ist bei Aufgaben mit Bilderkennungskomponenten üblich.
  2. Texterfassung: In diesem Schritt wird ein Rahmen um jeden Text im Bild gezeichnet. Zu den in diesem Schritt angewandten Techniken gehören EAST, Mask R-CNN, SSD und die Sliding-Window-Technik.
  3. Texterkennung: Das ist der letzte Schritt. Hier wird der auf den Begrenzungsrahmen eingefügte Text erkannt. Manchmal kann dieser Schritt auch eine Auswertung umfassen. Das ist bei komplexen OCR-Aufgaben wie der intelligenten Datenerfassung und dem Erkennen von handschriftlichen Texten üblich.

Fazit

Lange Zeit haben sich Unternehmen und kleine Betriebe beim Führen von Konten und der Verarbeitung von Zahlungen auf die manuelle Rechnungsstellung verlassen. Für die Unternehmen hatte dies unzufriedenes und gestresstes Personal, verlorene oder verlegte Rechnungen, weniger Produktivität, ineffiziente Abläufe, höhere Kosten und menschliches Versagen sowie Unzuverlässigkeit aufgrund verspäteter oder versäumter Zahlungen zur Folge.

Allerdings können Rechnungen durch die digitale Transformation viel effektiver und genauer gestellt werden. Durch eine automatisierte Rechnungsstellung erhalten Sie einen intelligenteren, effektiveren und präziseren Workflow, was auch die weite Verbreitung dieses Verfahren erklärt. Mit Deep Learning und OCR können Maschinen effizient oder sogar besser als Menschen arbeiten.

DocDigitizer setzt für die Dokumentenanalyse eine hochmoderne Technologie ein, mit der wichtige Daten aus jedem Dokument unabhängig von dessen Layout oder Format erfasst werden können. Durch die Technologie können wichtige Prozesse automatisiert werden, damit sich Ihre Belegschaft auf strategische Aufgaben konzentrieren kann. Weitere Vorteile sind kürzere Bearbeitungszeiten von Informationen, eine bessere Effizienz und Genauigkeit, aber auch Informationen mit höherer Qualität, vor allem dort, wo Verzögerungen und menschliche Fehler negative finanzielle Auswirkungen haben können.

Im Gegensatz zu den meisten OCR-Engines und Datenextraktionstechnologien, die sich beim Erfassen von Daten stark auf Vorlagen und Konfigurationen stützen, basiert DocDigitizer auf maschinellem Lernen, mit dem Daten unabhängig von Format und Muster aus jedem Dokument erfasst und verstanden werden können. Nehmen Sie gleich Kontakt mit uns auf, wenn Sie die digitale Transformation für Ihre Fakturierung umsetzen möchten.

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